Procès-verbaux et registres

Un registre des procès-verbaux est un document officiel utilisé pour consigner les délibérations, les décisions et les discussions qui ont eu lieu lors des réunions formelles d'une organisation, telles que les assemblées générales, les réunions du conseil d'administration, les conseils, les comités ou autres entités. Chaque procès-verbal est un compte rendu écrit qui résume ce qui a été discuté et décidé lors d'une réunion spécifique.

Fonctions du registre des procès-verbaux :

1. Registre officiel : il documente officiellement les décisions et délibérations prises lors des réunions, servant ainsi de registre permanent.
2. Transparence et responsabilité : il assure la transparence des activités de l'organisation et facilite la reddition de comptes aux membres, aux actionnaires, aux organismes de réglementation ou à d'autres parties prenantes.
3. Référence et consultation : il sert de référence pour les décisions futures, permettant aux membres de revenir sur les discussions et les décisions antérieures afin d'assurer la continuité et la cohérence des actions de l'organisation.
4. Preuve légale : peut être utilisé comme preuve dans des affaires juridiques, démontrant que certaines décisions ont été prises et que les procédures ont été suivies conformément aux règlements et aux statuts de l'organisation.
5. Contrôle et suivi : aide à suivre l'avancement des actions et des résolutions décidées lors de réunions précédentes, garantissant ainsi le respect des engagements pris.

• Date et lieu de la réunion : indique quand et où la réunion a eu lieu.
• Participants : liste de toutes les personnes présentes, y compris les membres et les invités.
• Ouverture : heure de début de la réunion et nom de la personne qui l'a présidée.
• Ordre du jour : sujets discutés pendant la réunion, généralement énumérés dans un ordre spécifique.
• Discussions et délibérations : résumé des discussions, décisions prises et, le cas échéant, votes effectués.
• Clôture : heure de fin de la réunion et remarques finales éventuelles.
• Signatures : signatures des personnes responsables de la réunion (généralement le président et le secrétaire). 

Conformément à l'article 31 du Code des sociétés commerciales, un procès-verbal peut être constitué de feuilles volantes numérotées séquentiellement, qui doivent toutes être paraphées, qu'elles soient remplies ou non.

Cette mesure vise à garantir l'intégrité et l'authenticité du document. Signer toutes les pages, y compris les pages vierges, permet d'éviter les fraudes et les modifications non autorisées. Cela garantit que le contenu enregistré est authentique et n'a pas été modifié après la réunion.

Conformément à l'article 31 du Code des sociétés commerciales :

• Les sociétés commerciales sont tenues de disposer de registres pour les procès-verbaux ;
• Les registres des procès-verbaux peuvent être constitués de feuilles volantes numérotées séquentiellement et paraphées par l'administration ou les membres de l'organe social auquel ils se rapportent ou, le cas échéant, par le secrétaire de la société ou le président de l'assemblée générale de la société.