Fichier SAF-T au Portugal : Qu'est-ce que c'est et à quoi ça sert ?

Le fichier SAF-T est l'un des aspects les plus importants de la comptabilité au Portugal, tant pour les entreprises que pour les particuliers.

Le Portugal a été le premier pays à adopter, en 2008, le fichier SAF-T pour la fourniture d'informations comptables et de facturation par les entreprises aux autorités fiscales portugaises.

Qu'est-ce que le fichier SAF-T ?

SAF-T est un fichier XML basé sur la norme internationale développée par l'OCDE pour l'échange électronique de données comptables et de facturation avec les autorités fiscales d'un pays donné. SAF-T est l'abréviation de Standard Audit File - Tax purposes (version portugaise) et désigne le fichier qui rassemble toute la documentation fiscale pertinente d'une société pendant une certaine période.

Ce système a été créé dans le but de faciliter la collecte électronique de données fiscales pertinentes par les inspecteurs et les contrôleurs des impôts, en tant que support pour les déclarations fiscales des contribuables et l'analyse des documents comptables ou autres ayant une pertinence fiscale, constituant ainsi un outil important pour la lutte contre la fraude et l'évasion fiscales.

En pratique, le fichier SAFT-T rassemble toutes les données contenues dans le système de facturation et de comptabilité de l'entreprise, y compris l'identification de l'entreprise, des clients et des fournisseurs, l'identification des produits et services fournis par l'entreprise, les factures et reçus émis, les documents de transport, les consultations sur place, entre autres.

Types de fichier SAF-T

Il existe deux types de fichier SAF-T : le fichier SAF-T facturation et le fichier SAF-T comptabilité.

 Fichier SAF-T Facturation

Le fichier SAF-T facturation est un fichier simplifié qui extrait les informations de facturation de l'entreprise à partir de programmes de facturation certifiés, dont l'utilisation est obligatoire pour les entreprises ayant leur siège ou un établissement permanent au Portugal.

Ce dossier est remis à l'administration fiscale sur une base mensuelle : il doit être fait au plus tard le 10 du mois suivant.

Les programmes de facturation créent automatiquement le fichier avec les documents pertinents. Il fichier peut être exporté et envoyé automatiquement ou saisi manuellement dans le portail de facturation électronique, dans le délai prévu par la loi.

Fichier SAF-T Comptabilité

Un autre type de fichier est le SAF-T comptabilité, qui fonctionne selon la même logique que le SAF-T facturation mais qui récupère les données de tous les enregistrements comptables effectués par l'entreprise au cours d'une année donnée, y compris les informations sur les fournisseurs, les clients, les partenaires et autres débiteurs et créanciers.

Le fichier SAF-T comptabilité doit être utilisé pour le pré-remplissage automatique de l'IES, la déclaration électronique présentée chaque année pour le respect des obligations comptables, fiscales et statistiques des entreprises au Portugal.

L'information simplifiée sur les sociétés (IES) est une déclaration électronique qui permet de transmettre, par un seul support et un seul formulaire, les différentes informations sur les comptes annuels des sociétés (dépôt des comptes, données comptables et fiscales et données comptables annuelles) qui devaient auparavant être transmises par différents moyens à différentes entités : Autorité fiscale, INE et Banco de Portugal. La création de l'IES, en 2007, a introduit une simplification majeure des obligations contributives des entreprises portugaises, permettant de réduire les coûts et contribuant à une économie plus compétitive et plus transparente.

Le fichier SAF-T comptabilité doit être exporté au plus tard le 30 avril de l'année suivant l'exercice en question, de sorte que les annexes A et I du SIE sont automatiquement préremplies.

H2 Quelles sont les organisations tenues de soumettre le fichier SAF-T au Portugal ?

Tous les contribuables qui délivrent l'IRC, ou l'IRS avec une comptabilité organisée, ou ceux qui sont tenus de soumettre l'une des annexes qui font partie de l'IES sont obligés de soumettre le dossier SAF-T.

Où valider le fichier SAF-T ?

Le fichier SAF-T doit être exporté et soumis, par un comptable agréé, au portail financier dans les délais fixés par la loi.

Comment envoyer et valider le fichier SAF-T ?

Le fichier SAF-T doit être exporté et soumis (manuellement ou automatiquement, si le programme de facturation certifié le permet) au plus tard le 10 du mois suivant par un comptable agréé.

Le fichier comptable SAF-T doit être livré :

  • Jusqu'au 30 avril de l'année suivant celle à laquelle les données comptables se rapportent, dans le cas des contribuables IRS à comptabilité organisée ou des contribuables IRC tenus d'approuver les comptes de l'année jusqu'au 31 mars ;
  • Jusqu'au 15 juin de l'année suivant celle à laquelle les données comptables se rapportent, dans le cas des contribuables IRC tenus d'approuver les comptes de l'année jusqu'au 31 mai ;
  • Jusqu'à la fin du 4ème mois suivant la fin de la période fiscale, dans le cas des contribuables IRC qui adoptent une période fiscale qui ne coïncide pas avec l'année civile ;
  • Dans le cas des sociétés qui cessent leur activité, jusqu'au 60ème jour précédant celui qui constitue la fin de la période de dépôt de la déclaration relative à la période de cessation, cette période de dépôt du dossier relatif à la période fiscale immédiatement précédente s'applique également.

Avec la livraison de la comptabilité SAF-T par le téléchargement, par le comptable agréé responsable, du fichier correspondant dans le portail financier, les annexes pertinentes de l'IES seront automatiquement remplies et les références ATM pour le paiement des enregistrements de la reddition des comptes seront automatiquement générées.

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Que se passe-t-il après la remise du fichier SAF-T ?

En déposant le fichier comptable SAF-T, tous les documents comptables de l'entreprise sont automatiquement mis à la disposition de l'administration fiscale, qui aura même connaissance de la date et de l'heure des enregistrements comptables successifs de l'entreprise.

Cette transparence entraîne des responsabilités supplémentaires pour les entreprises et les responsables de leur comptabilité, et peut conduire à des amendes élevées si la comptabilité n'est pas mise à jour dans les délais prévus par la loi. En effet, un retard de plus de 90 jours dans les enregistrements comptables est passible d'amendes pouvant aller jusqu'à 5 000 euros.

Il est donc essentiel que toute la documentation comptable soit fournie régulièrement afin de permettre aux responsables de la comptabilité de l'entreprise de la traiter et de la présenter à temps.

NEWCO dispose d'une équipe d'experts-comptables ayant 30 ans d'expérience dans la prestation de services comptables et le respect des obligations fiscales pour des entreprises de différentes tailles et de divers secteurs.

 

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