Aspects légaux des entreprises

Le contrat de société ou ses statuts peuvent être modifiés sur délibération des associés lors d'une assemblée générale, consignée par écrit dans un procès-verbal.

À des fins d'enregistrement de ces modifications, une version revue et actualisée de ces documents devra être annexée.

Augmentation de capital

L'augmentation de capital en numéraire constitue un processus linéaire. L'administration devra recommander aux associés l'augmentation de capital et ces derniers devront, lors d'une assemblée générale extraordinaire, approuver l'augmentation du capital social, l'attribution d'actions aux associés et l'adoption des nouveaux statuts.

Une fois les documents nécessaires signés et l'argent déposé sur un compte en banque de l'entreprise, l'enregistrement respectif devra être effectué, lequel devrait prendre 2 à 3 jours.

Assemblées générales

Lors de l'ouverture d'un compte en banque pour une entreprise, un ensemble de documents et d'informations est normalement demandé par la banque.

Étant donné que chaque banque possède ses propres règles en matière d'ouverture de compte, la liste de documents fournie ci-après n'est donnée qu'à des fins d'orientation :

1. Formulaire de connaissance du client « Know Your Client - KYC », dûment rempli.
2. Demande d'ouverture d'un compte en précisant le type de compte, la devise et le mode de paiement de l'impôt préféré.
3. Une copie du contrat de société et des statuts, jointe à une copie certifiée conforme du certificat d'immatriculation délivré par le greffe compétent, dès lors que l'entreprise est immatriculée. La banque pourra également demander une description des activités de l'entreprise et de son chiffre d'affaires passé et prévisible.
4. La confirmation de l'adresse permanente des gérants ou administrateurs, à travers une déclaration complète d'identification certifiée par une banque de premier ordre ou par l'ambassade de Malte dans le pays de résidence. La banque pourra également exiger des documents d'identification authentifiés pour tous les gérants ou administrateurs, représentants, derniers bénéficiaires et secrétaires. Un document original d'une facture de service public (utility bill) peut également être nécessaire.
5. Lettres de recommandation bancaire pour tous les gérants ou administrateurs étrangers, représentants et derniers bénéficiaires. Les recommandations devront être émises à titre personnel et adressées à la banque. Dans le cas contraire, la banque se réserve le droit de confirmer les recommandations auprès des établissements respectifs.
6. Lorsque les associés sont fiduciaires, la banque exigera la divulgation de l'identité des derniers bénéficiaires, ainsi qu'une copie authentifiée de leur passeport.
7. Lorsque le dernier bénéficiaire est une entreprise cotée, la banque exigera une déclaration concernant le secrétaire de l'entreprise.
8. Un formulaire rempli et signé par les gérants ou administrateurs de l'entreprise, dans lequel la banque est nommée.

Sur tous les documents de l'entreprise, y compris sur sa page internet, une référence à son capital social et au montant libéré, s'il est différent, doit être apportée. Le nom et le siège social de l'entreprise doivent également être inclus.

Dans le cas d'une société en nom collectif (partnership en nom collectif) et d'une société en commandite (partnership en commandite), le nom des associés dont la responsabilité est illimitée devra également être inclus.

Il existe 3 modes de dissolution : par une décision volontaire des associés, à la demande des créanciers ou sur ordre des tribunaux.

En ce qui concerne la dissolution découlant d'une décision volontaire des associés (Members' voluntary winding up), un ensemble de faits / actes juridiques devra être satisfait.

L'entreprise doit, en premier lieu, être en règle auprès du Malta Business Registry (MBR) [Registre du Commerce et des sociétés de Malte], de l'Inland Revenue Department (IRD) [Administration fiscale maltaise] et du VAT Department [Département de la TVA], si elle dispose d'un numéro de TVA maltais. Par conséquent, les gérants / administrateurs devront s'assurer d'avoir préparé et présenté :

Au Malta Business Registry (MBR) :

1. Comptes audités de chaque année, à compter de la date de sa constitution et jusqu'à la date de sa dissolution ;
2. Déclarations et émoluments annuels de chaque année ;
3. Paiement de toutes les amendes en cours suite à d'éventuels manquements ;

Au Inland Revenue Department (IRD) :

1. Déclarations d'impôt de chaque année, à compter de la date de sa constitution et jusqu'à la date de sa dissolution ;
2. Paiements de tous les impôts, le cas échéant ;
3. Paiement de toutes les amendes en cours suite à d'éventuels manquements ;

Au Département de la TVA :

1. Déclarations de la TVA de toutes les périodes pertinentes ;
2. Déclarations récapitulatives de toutes les périodes pertinentes ;
3. Paiements de tous les impôts (TVA), le cas échéant ;
4. Paiement de toutes les amendes en cours suite à d'éventuels manquements ;

La gérance / administration devra alors délibérer la dissolution volontaire de l'entreprise et arrêter une date de dissolution, qui devra être le dernier jour d'un mois et qui devra tenir compte du temps nécessaire à la régularisation de l'entreprise, y compris le paiement des dividendes, le transfert d'actifs, le paiement en faveur des créanciers, la vente des stocks, etc.

La gérance / administration devra préparer les comptes audités de l'entreprise à la date de la dissolution (Dissolution Date Accounts).

Sur la base de ces comptes, la gérance / administration devra émettre une déclaration de solvabilité (Declaration of Solvency) en indiquant que l'entreprise paiera tous ses créanciers dans un délai d'un an, un avis de dissolution (Notice of Dissolution) et la nomination du liquidateur. Ces documents devront être remis au Malta Business Registry (MBR) dans un délai de 14 jours à compter de la date de dissolution, sous peine d'amende.

Au cours de la dissolution, le liquidateur nommé (personne physique résidente à Malte) assumera l'administration de l'entreprise, en remplacement des gérants / administrateurs, à partir de la date de sa nomination.

Si l'entreprise possède un numéro de TVA maltais, le liquidateur informera le Département de la TVA de l'entrée en liquidation de l'entreprise dans un délai de 30 jours, ce qui impliquera l'annulation de l'immatriculation à des fins de TVA si l'entreprise est en règle. Si l'entreprise n'est pas en règle, l'immatriculation à des fins de TVA se maintiendra jusqu'à la régularisation.

Il est d'usage, et découlant des bonnes pratiques d'un quelconque liquidateur à Malte, de procéder à la publication, dans deux journaux locaux, de l'annonce de l'entrée en liquidation de l'entreprise, invitant à la réclamation de toute créance dans un délai de 2 mois. Étant donné que le liquidateur est responsable de tous les actes accomplis au cours de cette période et que l'une de ses responsabilités principales est de s'assurer que toutes les questions ont été traitées avec diligence et font l'objet d'une recherche (par exemple, que tous les créanciers ont été payés), un délai additionnel de 2 mois est en principe concédé, ce qui correspond à un délai total de 4 mois après la date de la dissolution (en supposant qu'aucune créance n'est réclamée).

Au cours de cette phase, les comptes finaux de l'entreprise (Accounts of Winding-up) devront être préparés et audités.

Les associés de l'entreprise devront alors approuver ces comptes et le plan de répartition (Scheme of Distribution). Le liquidateur devra ensuite soumettre au Malta Business Registry (MBR) les comptes finaux de l'entreprise, le plan de répartition entre les associés et la déclaration du liquidateur. Dans cette déclaration, le liquidateur est tenu d'informer le greffe de la conclusion de la procédure et demander la radiation (strike-off) de l'entreprise.

Une fois que les comptes sont approuvés par les associés et présentés au greffe, le liquidateur est tenu de préparer et de présenter la déclaration d'impôt finale de l'entreprise. Il devra également soumettre les comptes finaux audités de l'entreprise au commissaire aux comptes, demander l'annulation du numéro fiscal de l'entreprise et s'assurer que cette dernière a bien été réalisée.

Si, au cours de cette phase, l'entreprise est toujours immatriculée à des fins de TVA, faute de régularisation, le liquidateur devra s'efforcer de régulariser la situation et de demander l'annulation respective, puis s'assurer que cette dernière a bien été réalisée (le Département de la TVA en notifie l'entreprise).

Une fois ces étapes remplies, il incombe au Malta Business Registry (MBR) de conclure la procédure :

• Examen des comptes et du plan de répartition pour garantir leur correction - en cas d'erreurs ou de fautes constatées, ils seront retournés au liquidateur afin qu'il procède aux corrections nécessaires ; 
• Enregistrement des comptes finaux, du plan de répartition et de la déclaration du liquidateur et publication sur le site ; 
• Publication d'un avis de conclusion de la dissolution de l'entreprise, prévoyant un délai de 3 mois afin qu'une quelconque partie intéressée puisse contester l'annulation de l'immatriculation devant les tribunaux civils ; 
• Passé ce délai de 3 mois sans qu'aucune réclamation ou contestation n'ait été présentée, le greffe procédera à l'annulation de l'immatriculation.