Atas e Livros de Atas

Um livro de atas é um documento oficial utilizado para registar as deliberações, decisões e discussões ocorridas em reuniões formais de uma organização, como assembleias gerais, reuniões de diretoria, conselhos, comitês ou outras entidades. Cada ata é um registo escrito que resume o que foi discutido e decidido em uma reunião específica.

Funções do Livro de Atas:

1. Registo Formal: Documenta de forma oficial as decisões e deliberações tomadas durante as reuniões, servindo como um registo permanente.
2. Transparência e Prestação de Contas: Proporciona transparência nas atividades da organização e facilita a prestação de contas aos membros, acionistas, órgãos reguladores ou outras partes interessadas.
3. Referência e Consulta: Serve como uma referência para decisões futuras, permitindo que os membros revisitem discussões e decisões anteriores para assegurar a continuidade e coerência nas ações da organização.
4. Prova Legal: Pode ser utilizado como prova em questões legais, demonstrando que determinadas decisões foram tomadas e que processos foram seguidos conforme regulamentações e estatutos da organização.
5. Controlo e Monitorização: Ajuda na monitorização do progresso de ações e resoluções decididas em reuniões anteriores, garantindo que os compromissos sejam cumpridos.

• Data e local da reunião: indica quando e onde a reunião ocorreu.
• Participantes: lista de todos os presentes, incluindo membros e convidados.
• Abertura: hora de início da reunião e quem a presidiu.
• Ordem do dia: assuntos discutidos durante a reunião, geralmente listados em uma ordem específica.
• Discussões e deliberações: resumo das discussões, decisões tomadas e, se aplicável, votos realizados.
• Encerramento: hora de encerramento da reunião e quaisquer notas finais.
• Assinaturas: assinaturas dos responsáveis pela reunião (geralmente o presidente e o secretário).

Segundo o artigo 31º do Código das Sociedades Comerciais, uma ata pode ser constituída por folhas soltas numeradas sequencialmente e estas têm de ser todas rubricadas independentemente de estarem preenchidas ou não.

Isto acontece com o objetivo de garantir a integridade e autenticidade do documento. Assinar todas as páginas, incluindo as em branco, ajuda a prevenir fraudes e alterações não autorizadas. Isso assegura que o conteúdo registado é verdadeiro e não foi modificado após a reunião.

De acordo com o artigo 31º do Código das Sociedades Comerciais:

• As sociedades comerciais são obrigadas a possuir livros para atas;
• Os livros de atas podem ser constituídos por folhas soltas numeradas sequencialmente e rubricadas pela administração ou pelos membros do órgão social a que respeitam ou, quando existam, pelo secretário da sociedade ou pelo presidente da mesa da assembleia geral da sociedade.