As empresas comerciais em Malta têm de nomear um Secretário, que poderá ser uma pessoa singular de qualquer nacionalidade ou uma pessoa coletiva, desde que licenciada como prestador de serviços a empresas nos termos do Company Services Providers Act.
A lei não obriga a que o Secretário seja residente em Malta, mas tal é aconselhado, dadas as suas funções e competências.
O Secretário é responsável por manter:
- O livro das atas das assembleias gerais da empresa;
- O livro das atas das reuniões do conselho de administração;
- Registo dos sócios ou acionistas;
- Registo de obrigações/”Debentures”;
- Todos os outros registos que lhe venham a ser solicitados pelo conselho de administração da empresa.
O Secretário deverá certificar-se que são todas as reuniões são devidamente convocadas e assegurar-se que todas as declarações e outros documentos da empresa são preparados e entregues de acordo com o disposto na legislação. Em conformidade, sempre que ocorrer alguma alteração a nível da Direção da Empresa, penhora das suas ações, aumentos do capital social, ou alteração da sua sede social, o Secretário da Empresa é responsável pelo envio da documentação apropriada para o Registo Comercial por forma a notifica-lo formalmente da respetiva alteração.
O Secretário da Empresa é também responsável pela entrega da Declaração Anual junto da MFSA. A declaração tem de ser entregue no aniversário de constituição da empresa, aplicando-se um prazo máximo de 42 dias para entrega da mesma, sendo que a partir de tal data passarão a aplicar-se juros de mora pelo respetivo atraso.
