Actas y libros de actas

Un libro de actas es un documento oficial que se utiliza para registrar las deliberaciones, decisiones y debates que tienen lugar en las reuniones formales de una organización, como asambleas generales, reuniones de la junta directiva, consejos, comités u otras entidades. Cada acta es un registro escrito que resume lo que se ha debatido y decidido en una reunión específica.

Funciones del libro de actas:

1. Registro formal: documenta de manera oficial las decisiones y deliberaciones tomadas durante las reuniones, sirviendo como registro permanente.
2. Transparencia y rendición de cuentas: Proporciona transparencia en las actividades de la organización y facilita la rendición de cuentas a los miembros, accionistas, organismos reguladores u otras partes interesadas.
3. Referencia y consulta: sirve como referencia para futuras decisiones, permitiendo a los miembros revisar discusiones y decisiones anteriores para garantizar la continuidad y coherencia en las acciones de la organización.
4. Prueba legal: puede utilizarse como prueba en cuestiones legales, demostrando que se tomaron determinadas decisiones y que se siguieron los procesos de acuerdo con las normas y los estatutos de la organización.
5. Control y seguimiento: Ayuda a supervisar el progreso de las acciones y resoluciones decididas en reuniones anteriores, garantizando que se cumplan los compromisos.

• Date et lieu de la réunion : indique quand et où la réunion a eu lieu.
• Participants : liste de toutes les personnes présentes, y compris les membres et les invités.
• Ouverture : heure de début de la réunion et nom de la personne qui l'a présidée.
• Ordre du jour : sujets discutés pendant la réunion, généralement énumérés dans un ordre spécifique.
• Discussions et délibérations : résumé des discussions, décisions prises et, le cas échéant, votes effectués.
• Clôture : heure de fin de la réunion et remarques finales éventuelles.
• Signatures : signatures des personnes responsables de la réunion (généralement le président et le secrétaire).

Según el artículo 31 del Código de Sociedades Mercantiles, un acta puede estar constituida por hojas sueltas numeradas secuencialmente y todas ellas deben estar rubricadas, independientemente de que estén rellenadas o no.

Esto se hace con el fin de garantizar la integridad y autenticidad del documento. Firmar todas las páginas, incluidas las en blanco, ayuda a prevenir fraudes y modificaciones no autorizadas. De este modo se garantiza que el contenido registrado es veraz y no ha sido modificado después de la reunión.

De acuerdo con el artículo 31 del Código de Sociedades Mercantiles:

• Las sociedades mercantiles están obligadas a llevar libros de actas;
• Los libros de actas pueden estar constituidos por hojas sueltas numeradas secuencialmente y rubricadas por la administración o por los miembros del órgano social al que se refieren o, cuando existan, por el secretario de la sociedad o por el presidente de la mesa de la junta general de la sociedad.