Obrigações e deveres em Portugal

As empresas portuguesas estão sujeitas a uma série de obrigações e deveres de natureza contabilística e e fiscais que resultam da aplicação das normas e regulamentos em vigor em Portugal. Destacamos em seguida as obrigações e deveres mais relevantes para as empresas portuguesas.

 

Requisitos contabilísticos

As empresas portuguesas devem manter os seus registos contabilísticos em português e devem estar organizadas de acordo com o sistema de normalização contabilística.

Os livros deverão ser mantidos sob a responsabilidade de um contabilista certificado, membro da Ordem dos Contabilistas Certificados. Além disso, a lei exige que todos os documentos contabilísticos sejam mantidos em Portugal.

Todas as transações das empresas portuguesas devem ser devidamente refletidas nas contas com documentos de suporte originais.

Os nossos clientes deverão enviar-nos mensalmente todos os originais dos documentos de suporte: extratos de conta bancários, faturas, contratos e qualquer outro documento ou informação relativos a qualquer operação realizada, referentes a todas as transações eventualmente feitas pela empresa antes de terminado o prazo para entrega das declarações (ver calendário fiscal).

As faturas recebidas deverão cumprir os requisitos e conter as informações previstas na Diretiva 2006/112/CE, devidamente alterada pela Diretiva 2010/45/CE. Na eventualidade de não recebermos tais documentos, assumiremos então que as atividades correspondentes não foram exercidas dentro do período e as respetivas declarações contabilísticas serão emitidas e entregues em concordância.

Com o incumprimento dos prazos legais acima referidos ou sempre que feitas alterações que impliquem correções das declarações já entregues, os nossos clientes ficarão sujeitos a pesadas multas.

 

Faturas em devida forma

As faturas das empresas devem cumprir certas regras contabilísticas específicas e o seu suporte físico não pode resultar simplesmente de um mero processador de texto. As faturas deverão ser emitidas a partir de um programa informático de faturação – em cujo caso deverão incluir a expressão em português “Processado por computador” – devidamente autorizado pelas autoridades fiscais portuguesas.

As faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos:

1. Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente, bem como os correspondentes números de identificação fiscal dos sujeitos passivos de imposto;
2. A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável; as embalagens não efetivamente transacionadas devem ser objeto de indicação separada e com menção expressa de que foi acordada a sua devolução;
3. O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;
4. As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;
5. O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;
6. A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efetuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da fatura.

No caso de a operação ou operações às quais se reporta a fatura compreenderem bens ou serviços sujeitos a taxas diferentes de imposto, os elementos mencionados em 2), 3) e 4) devem ser indicados separadamente, segundo a taxa aplicável.

As faturas devem ser emitidas até o 5º dia útil seguinte ao momento em que o IVA é devido (assim que os bens ou serviços são disponibilizados ao adquirente). Nas prestações de serviços tributáveis no território de outro Estado Membro da EU, as faturas deverão ser emitidas até o 12º dia do mês seguinte àquele em que o imposto é devido.

Pessoas coletivas estabelecidas em Portugal e que pratiquem operações sujeitas a IVA são obrigadas a comunicar à Autoridade Tributária, por transmissão electrónica de dados, os elementos das faturas emitidas até ao dia 12 do mês seguinte ao da emissão da fatura. A transmissão de dados à Autoridade Tributária tem de ser feita através da exportação do ficheiro SAF-T faturação, o mais tardar até ao dia 12 do mês seguinte a que diz respeito.

É possível o arquivamento, em suporte electrónico, das faturas ou documentos equivalentes, desde que processados por computador.

O não cumprimento das regras acima descritas dá lugar à aplicação de multas específicas.

 

Auditoria

As sociedades anónimas (S.A.) bem como sociedades por quotas de responsabilidade limitada (LDA) estão obrigadas por lei a requerer auditoria das suas contas a um Revisor Oficial de Contas (ROC) sempre que duas das três condições seguintes se encontrem preenchidas durante dois anos consecutivos:

1. Valor total das vendas líquidas e outros proveitos superior a 3.000.000€;
2. Valor total do Balanço acima de 1.500.000€;
3. Número total de trabalhadores em média durante o ano excede 50.

 

Registo das contas

A prestação de contas das empresas comerciais está sujeito a registo obrigatório na Conservatória do Registo Comercial respetiva.

O pedido de registo de prestação de contas deve ser efetuado até ao 15.º dia do 7.º mês posterior à data do termo do exercício económico, ou seja, em principio até ao dia 15 de julho.

O incumprimento desta obrigação de registo da prestação de contas, obsta ao registo de quaisquer factos sobre a empresa, com exceção dos registos de designação e cessação de funções, por qualquer causa que não seja o decurso do tempo, dos membros dos órgãos de administração e de fiscalização, de atos emanados de autoridade administrativa, das ações, decisões, procedimentos e providências, bem como do arresto, arrolamento e penhora de quotas ou direitos sobre elas, outros atos ou providências que afetem a sua livre disposição e quaisquer outros registos a efetuar por depósito.

As empresas que, durante dois anos consecutivos, não tenham procedido ao registo da prestação de contas, ficam sujeitas ao procedimento administrativo de dissolução e de liquidação da empresa.

 

Obrigação de utilização das contas bancárias

Todas as atividades das empresas portuguesas devem encontrar-se refletidas numa ou mais contas bancárias exclusivamente afetas à atividade desenvolvida. Todas as transações referentes a entradas de capital, empréstimos ou adiantamentos de sócios deverão ser feitas por intermédio de tais contas, bem como quaisquer outras transações de ou em favor das empresas.

Os pagamentos de faturas, ou documentos equivalentes, de montante superior a 1.000€ deverão ser feitos através de meios de pagamento que permitam identificar o respetivo destinatário, nomeadamente cheques à ordem ou transferências bancárias.

Os bancos portugueses solicitarão sempre cópia dos documentos de suporte relativos a transações superiores a 12.500€.

Com vista ao cumprimento do estabelecido, sugerimos aos nossos clientes que todas as transações das sociedades que representam sejam devidamente documentadas e refletidas nas respetivas contas bancárias.

 

Pagamentos por conta

As entidades que exerçam, a título principal, atividade de natureza comercial, industrial ou agrícola, bem como as não residentes com estabelecimento estável em território português, devem proceder ao pagamento do imposto (IRC) em três pagamentos por conta, com vencimento em julho, setembro e 15 de dezembro do próprio ano a que respeita o lucro tributável ou, no caso de empresas que tenham adotado um exercício fiscal não coincidente com o ano civil, no 7.º mês, no 9º mês e no dia 15 do 12º mês do respetivo período de tributação. 

Os pagamentos por conta são calculados com base no imposto liquidado no período de tributação imediatamente anterior àquele em que se devam efetuar esses pagamentos, líquido da dedução das retenções na fonte não suscetíveis de compensação ou reembolso.

Os pagamentos por conta das empresas cujo volume de negócios do período de tributação imediatamente anterior àquele em que se devam efetuar esses pagamentos seja igual ou inferior a 500.000€ correspondem a 80% do montante do imposto liquidado nesse ano, repartido por três montantes iguais, arredondados, por excesso, para euros. Se o volume de negócios for superior a 500.000€, os pagamentos por conta correspondem a 95% do montante do imposto, igualmente repartido por três montantes iguais, arredondados, por excesso, para euros.

As empresas estão dispensadas de efetuar pagamentos por conta quando o imposto do período de tributação imediatamente anterior for inferior a 200€.

Se a empresa verificar, pelos elementos de que disponha, que o montante do pagamento por conta já efetuado é igual ou superior ao imposto que será devido, pode deixar de efetuar o terceiro pagamento por conta. Igualmente, se a terceira entrega por conta a efetuar for superior à diferença entre o imposto total que a empresa julgar devido e as entregas já efetuadas, pode a empresa limitar o terceiro pagamento a essa diferença. Verificando-se que deixou de ser paga uma importância superior a 20% da que, em condições normais, teria sido entregue, há lugar a juros compensatórios. 

Se o pagamento não for efetuado nos prazos mencionados, começam a correr imediatamente juros compensatórios.

 

Fundo de compensação do trabalho

O Fundo de Compensação do Trabalho (FCT), o Mecanismo Equivalente (ME) e o Fundo de Garantia de Compensação do Trabalho (FGCT), são fundos destinados a assegurar o direito dos trabalhadores ao recebimento efetivo de metade do valor da compensação eventualmente devida por cessação do contrato de trabalho. Aquando da cessação dos contratos de trabalho, se o empregador não efetuar o pagamento da compensação, se devida, o FGCT irá pagar ao trabalhador metade da compensação devida, mediante requerimento deste.

Pagando, ou não havendo lugar a compensação aquando da cessação do contrato, o empregador terá direito ao reembolso dos valores entregues, incluindo eventual valorização positiva.  

A criação destes Fundos veio trazer novas obrigações, declarativas e contributivas, às entidades empregadoras referente às relações laborais iniciadas após 1 de outubro de 2013.

A adesão ao Fundo de Compensação de Trabalho é efetuada pelo empregador mediante declaração efetuada no site www.fundoscompensacao.pt quando se verificar a admissão do primeiro trabalhador abrangido.

O empregador deve incluir os trabalhadores no FCT até à data do início de execução dos respetivos contratos de trabalho. Após a celebração do primeiro contrato de trabalho abrangido pelo FCT, o empregador procede à comunicação da admissão de novos trabalhadores, para efeitos da sua inclusão no FCT e no FGCT. A admissão de novos trabalhadores deve ser comunicada, pelo empregador, ao FGCT, até à data do início da execução dos respetivos contratos de trabalho.

Elementos de identificação do empregador, do trabalhador e elementos relativos ao contrato de trabalho que foi celebrado, deverão ser comunicados e todas as alterações que se verifiquem relativamente a esses elementos deverão ser comunicadas pelo empregador, em www.fundoscompensacao.pt, no prazo de cinco dias. A atualização do valor da retribuição base e de diuturnidades, sempre que se verifiquem alterações a estes valores, deve ser comunicada em data anterior à produção de efeitos dessa alteração.

O valor das entregas da responsabilidade do empregador para o FCT corresponde a 0,925 % da retribuição base e diuturnidades devidas a cada trabalhador abrangido.

O valor das entregas da responsabilidade do empregador para o FGCT corresponde a 0,075 % da retribuição base e diuturnidades devidas a cada trabalhador abrangido.

As entregas são devidas a partir do momento em que se inicia a execução de cada contrato de trabalho e até à sua cessação, salvo nos períodos em que inexista contagem de antiguidades. São pagas mensalmente, 12 vezes por ano, e respeitam a 12 retribuições base mensais e diuturnidades por cada trabalhador abrangido. As entregas são pagas nos prazos previstos para o pagamento de contribuições e quotizações à segurança social (entre o dia 10 e o dia 20 de cada mês) e respeitam ao mês anterior.

Através do site www.fundoscompensacao.pt, a entidade empregadora valida o valor a entregar, validação que determina a emissão de um documento de pagamento que contém a identificação da referência multibanco, o respetivo prazo e o montante a pagar, cujo valor engloba a parcela correspondente ao FCT e a parcela correspondente ao FGCT.

O pagamento das entregas aos Fundos é efetuado através de multibanco ou por via eletrónica, através de homebanking.

O não cumprimento das regras acima referidas determina ao pagamento de juros, acrescido das despesas por incumprimento da entrega. A falta de regularização voluntária da dívida, após 3 meses, determina a sua cobrança coerciva. 

Em alternativa ao FCT, o empregador pode optar por ME, pelo qual fica vinculado a conceder ao trabalhador garantia igual à que resultaria da sua vinculação ao FCT. O ME apenas pode ser constituído pelo empregador junto de instituições sujeitas a supervisão do Banco de Portugal ou do Instituto de Seguros de Portugal desde que estejam legalmente autorizadas a exercer a gestão e comercialização desse instrumento.

Estes Fundos encontram-se regulados pelos seguintes diplomas:

• Lei n.º 70/2013, de 30 de agosto;
• Portaria 294-A/2013, de 30 de setembro;
• Regulamento n.º 390-A/2013, de 14 de outubro;
• Regulamento n.º 390-B/2013, de 14 de outubro.

A NEWCO, no âmbito do serviços que presta aos seus clientes, garante o cumprimento destas obrigações aos nossos clientes, aconselhando sempre que a contabilidade e demais compliance das empresas dos seus clientes nos seja confiada.

 

Comunicação de inventários

As empresas obrigadas à elaboração de inventário devem comunicar à Autoridade Tributária a quantidade de bens existentes em inventário a 31 de dezembro. Esta informação deverá ser enviada, o mais tardar, até 31 de janeiro, em formato eletrónico e através de ficheiro com caraterísticas e estrutura pré-definidas.

 

Dedução de prejuízos fiscais

Os prejuízos fiscais apurados em determinado exercício podem ser deduzidos aos lucros tributáveis num dos 5 anos posteriores, se os houver, devendo ser deduzidos em primeiro lugar os prejuízos fiscais apurados há mais tempo (regra FIFO). Contudo, esta dedução está limitada a 70% do lucro tributável apurado no ano respetivo.

Se à data do termo do período de tributação em que é efetuada a dedução, se verificar que em relação àquele a que respeitam os prejuízos, se verificou a alteração da titularidade de mais de 50% do capital social ou da maioria dos direitos de voto, deixa de ser aplicável a possibilidade de dedução, a não ser que se verifiquem as seguintes condições: 

• A alteração resulte em passagem de titularidade direta para indireta, ou de indireta para direta;
• A alteração decorra de operações efetuadas ao abrigo do regime especial aplicável às fusões, cisões, entradas de ativos e permutas de partes sociais;
• A alteração de titularidade decorra de sucessão por morte;
• O adquirente detenha ininterruptamente, direta ou indiretamente, mais de 20% do capital social ou da maioria dos direitos de voto da empresa desde o início do período de tributação a que respeitam os prejuízos;
• O adquirente seja trabalhador ou membro dos órgãos sociais da empresa, pelo menos desde o início do período de tributação a que respeitam os prejuízos.

Em casos de reconhecido interesse económico e mediante requerimento a apresentar à Autoridade Tributária e Aduaneira, pode ser autorizada a não aplicação desta limitação.

 

Empresas sem atividade

Se existirem indicadores objectivos de que uma empresa já não tem atividade embora permaneça juridicamente existente, o Estado pode iniciar oficiosamente o processo de dissolução e liquidação administrativa.

A lei prevê a dissolução oficiosa de empresas que, durante dois anos consecutivos, não tenha exercido qualquer atividade. Se a administração tributária comunicar ao serviço de registo competente a ausência de atividade efetiva da empresa ou a declaração oficiosa da cessação de atividade, verificada nos termos previstos na legislação tributária, a empresa também será alvo de dissolução oficiosa. Igualmente, o serviço de registo competente deve instaurar oficiosamente o procedimento administrativo de dissolução quando, durante dois anos consecutivos, a empresa não tenha procedido ao depósito dos documentos de prestação de contas e a administração tributária tenha comunicado ao serviço de registo competente a omissão de entrega da declaração fiscal de rendimentos pelo mesmo período.

 

Obrigações na cessação de atividade

A cessação da atividade ocorre:

• Relativamente às entidades com sede ou direção efetiva em território português, na data do encerramento da liquidação, ou ainda na data em que se deixarem de verificar as condições de sujeição a imposto em Portugal;
• Relativamente às entidades que não tenham sede nem direção efetiva em território português, na data em que cessarem totalmente o exercício da sua atividade através de estabelecimento estável ou deixarem de obter rendimentos em território português.

As empresas portuguesas devem apresentar a declaração de cessação de atividade no prazo de 30 dias a contar da data da cessação.

No mesmo prazo deve ser enviada a declaração de rendimentos relativa ao período de tributação em que a mesma se verificou, independentemente desse dia ser útil ou não útil, aplicando-se igualmente este prazo ao envio da declaração relativa ao período de tributação imediatamente anterior, quando ainda não tenham decorrido os respetivos prazos.

A declaração anual de informação contabilística e fiscal, no caso de cessação de atividade e relativa ao período de tributação em que a mesma se verificou, deve ser enviada no mesmo prazo, 30 dias a contar da data da cessação da atividade. Aplica-se igualmente esse prazo para o envio da declaração relativa ao período de tributação imediatamente anterior, quando ainda não tenham decorrido os respetivos prazos.

As empresas portuguesas são obrigadas a manter em boa ordem, durante o prazo de 10 anos, um processo de documentação fiscal relativo a cada período de tributação, com diversos elementos contabilísticos e fiscais.

Acresce que, aquando da liquidação da empresa, os sócios têm que designar um depositário dos livros, documentos e demais elementos da escrituração da empresa, que devem ser conservados pelo prazo de cinco anos.

No momento do registo do encerramento da liquidação ou da cessação de atividade, consoante o caso, deve ser obrigatoriamente indicado o representante com residência em território nacional para efeitos tributários, para comunicação obrigatória aos serviços da administração tributária.

A NEWCO está disponível para prestar estes serviços aos seus clientes, mantendo o processo de documentação fiscal durante 10 anos e designando tanto um depositário como o representante para efeitos tributários.