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O fecho e aprovação de contas compreendem os seguintes passos:

 

Relatório de gestão e contas

O relatório de gestão deve conter, pelo menos, uma exposição fiel e clara da evolução dos negócios, do desempenho e da posição da empresa, bem como uma descrição dos principais riscos e incertezas com que a mesma se defronta.

O relatório de gestão, as contas do exercício e os documentos da prestação de contas, preparados pela administração, devem, em regra, ser apresentados e apreciados no prazo de três meses a contar da data do encerramento de cada exercício anual. Devem, também, estar ao dispor dos sócios na sede da empresa, durante as horas de expediente, a partir do dia do envio da convocatória da assembleia-geral destinada a apreciá-los.

 

Assembleia-geral anual

A assembleia-geral deve reunir no prazo de três meses a contar da data do encerramento do exercício ou no prazo de cinco meses a contar da mesma data quando se tratar de empresas que devam apresentar contas consolidadas ou apliquem o método da equivalência patrimonial para:

  • Deliberar sobre o relatório de gestão e as contas do exercício;
  • Deliberar sobre a proposta de aplicação de resultados;
  • Proceder à apreciação geral da administração e fiscalização da sociedade e, se disso for caso e embora esses assuntos não constem da ordem do dia, proceder à destituição, dentro da sua competência, ou manifestar a sua desconfiança quanto à administração;
  • Proceder às eleições que sejam da sua competência.

A assembleia-geral é dispensada quando todos os sócios sejam também gerentes e todos eles assinem, sem reservas, o relatório de gestão, as contas e a proposta sobre a aplicação de lucros e tratamento de perdas, salvo nos casos em que a sociedade esteja sujeita a revisão legal de contas.

 

Depósitos das contas

Todos os documentos de aprovação de contas devidamente aprovados devem ser depositados na Conservatória do Registo Comercial, tornando-se, assim, públicos.

O pedido de registo de prestação de contas deve ser efetuado até ao 15.º dia do 7.º mês posterior à data do termo do exercício económico, ou seja, em principio até o dia 15 de Julho.

O incumprimento desta obrigação de registo da prestação de contas, obsta ao registo de quaisquer factos sobre a empresa, com exceção dos registos de designação e cessação de funções, por qualquer causa que não seja o decurso do tempo, dos membros dos órgãos de administração e de fiscalização, de atos emanados de autoridade administrativa, das ações, decisões, procedimentos e providências, bem como do arresto, arrolamento e penhora de quotas ou direitos sobre elas, outros atos ou providências que afetem a sua livre disposição e quaisquer outros registos a efetuar por depósito.

As empresas que, durante dois anos consecutivos, não tenham procedido ao registo da prestação de contas, ficam sujeitas ao procedimento administrativo de dissolução e de liquidação da empresa.

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