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As empresas comerciais em Malta têm de nomear um Secretário, que poderá ser uma pessoa singular de qualquer nacionalidade ou uma pessoa coletiva, desde que licenciada como prestador de serviços a empresas nos termos do Company Services Providers Act. O Secretário não pode ser o gerente/administrador único, se for esse o caso.

A lei não obriga a que o Secretário seja residente em Malta, mas tal é aconselhado, dadas as suas funções e competências.

 

O Secretário é responsável por manter:

  • O livro das atas das assembleias gerais da empresa;
  • O livro das atas das reuniões do conselho de administração;
  • Registo dos sócios ou acionistas;
  • Registo de obrigações/”Debentures”; 
  • Todos os outros registos que lhe venham a ser solicitados pelo conselho de administração da empresa.

O Secretário deverá certificar-se que são todas as reuniões são devidamente convocadas e assegurar-se que todas as declarações e outros documentos da empresa são preparados e entregues de acordo com o disposto na legislação. Em conformidade, sempre que ocorrer alguma alteração a nível da Direção da Empresa, penhora das suas ações, aumentos do capital social, ou alteração da sua sede social, o Secretário da Empresa é responsável pelo envio da documentação apropriada para o Registo Comercial por forma a notifica-lo formalmente da respetiva alteração.

O Secretário da Empresa é também responsável pela entrega da Declaração Anual junto da MFSA. A declaração tem de ser entregue no aniversário de constituição da empresa, aplicando-se um prazo máximo de 42 dias para entrega da mesma, sendo que a partir de tal data passarão a aplicar-se juros de mora pelo respetivo atraso.

Assembleias Gerais

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