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A NEWCO é uma empresa de serviços profissionais especializada na operacionalização de investimento estrangeiro em Portugal, incluindo na Ilha da Madeira, e Malta.

SAF-T em Portugal
05 fev 2020

SAF-T em Portugal

Portugal foi o primeiro país a adotar, em 2008, o ficheiro SAF-T para a entrega das informações contabilísticas e de faturação por parte das empresas às autoridades tributárias portuguesas.

 

O que é o SAF-T?

O SAF-T é um ficheiro XML baseado no padrão internacional desenvolvido pela OCDE para as trocas eletrónicas de dados contabilísticos e de faturação com as autoridades fiscais de determinado país. A expressão SAF-T é a abreviatura de Standard Audit File – Tax purposes (Portuguese Version) e designa o ficheiro que reúne toda a documentação fiscalmente relevante de uma empresa relativa a um determinado período de tempo.

Este sistema foi criado com o objetivo de facilitar a recolha em formato eletrónico dos dados fiscais relevantes por parte dos inspetores e auditores tributários, enquanto suporte das declarações fiscais dos contribuintes e da análise dos registos contabilísticos ou de outros com relevância fiscal, consistindo assim numa importante ferramenta de combate à fuga e evasão fiscal.

Na prática, o ficheiro SAFT-T reúne todos os dados que constam no sistema de faturação e de contabilidade de empresa, incluindo a identificação da empresa, dos clientes e dos fornecedores, a identificação de produtos e serviços prestados pela empresa, as faturas e recibos emitidos, documentos de transporte, consultas de mesa, entre outros.

 

Tipos de ficheiros SAF-T

Na verdade, existem dois tipos de ficheiros SAF-T: o SAF-T faturação e o SAF-T contabilidade.

 

SAF-T de Faturação

O SAF-T faturação é um ficheiro simplificado que extrai as informações de faturação da empresa a partir de programas de faturação certificados, cuja utilização é obrigatória para as empresas com sede ou estabelecimento estável em Portugal.

A entrega deste ficheiro às autoridades fiscais é feita mensalmente: desde 1 de janeiro de 2020, tem de ser feita o mais tardar até ao dia 10 do mês seguinte a que diz respeito.

Os programas de faturação criam o ficheiro automaticamente com os documentos relevantes e este pode ser exportado e enviado de forma automática ou inserido manualmente no portal do e-fatura, dentro do prazo limite previsto pela lei (veja o que mudou em 2020). 

 

SAF-T de Contabilidade

Outro tipo de ficheiro é o SAF-T contabilidade, que funciona na mesma lógica do SAF-T faturação mas vai buscar os dados a todos os registos contabilísticos efetuados pela empresa durante um determinado exercício, incluindo informação sobre os fornecedores, clientes, sócios e outros devedores e credores.

Até recentemente, este ficheiro SAF-T era obrigatório mas só era exportado e enviado às autoridades tributárias quando estas o solicitavam (no âmbito de uma inspeção, por exemplo). Contudo, a partir do exercício de 2020, o SAF-T contabilidade passa a ser usado obrigatoriamente para o pré-preenchimento automático da IES, a declaração eletrónica submetida anualmente para o cumprimento das obrigações contabilísticas, fiscais e estatísticas das empresas em Portugal.

A Informação Empresarial Simplificada (IES) é uma declaração eletrónica que permite entregar, através de um único meio e de um único formulário, as diversas informações sobre as contas anuais das empresas (depósito de contas, declaração contabilística e fiscal e dados contabilísticos anuais) que antigamente tinham de ser entregues por diferentes meios a diferentes entidades: Autoridade Tributária, INE e Banco de Portugal. A criação da IES, em 2007, introduziu uma grande simplificação das obrigações contributivas das empresas portuguesas, permitindo reduzir custos e contribuindo para uma economia mais competitiva e transparente.

Conforme referido acima, a grande novidade introduzida em 2019 foi a interligação entre o ficheiro SAF-T contabilidade e o preenchimento da IES, passando assim a ser obrigatória a exportação do SAF-T contabilidade, o mais tardar até 30 de Abril do ano seguinte ao exercício em causa, para que os Anexos A e I da IES fiquem automaticamente pré-preenchidos.

 

Quem está abrangido à entrega do ficheiro SAF-T?

São obrigados a entregar o ficheiro SAF-T todos os contribuintes que entregam IRC, ou IRS com contabilidade organizada ou aqueles que estão obrigados a apresentar qualquer dos anexos que fazem parte integrante da IES.

 

Onde validar o ficheiro SAF-T?

O ficheiro SAF-T contabilidade tem de ser exportado e submetido, por um contabilista certificado, no portal das finanças dentro dos prazos limites estabelecidos por lei.

 

Como enviar e validar o ficheiro SAF-T?

O ficheiro SAF-T faturação tem de ser exportado e inserido (manualmente ou automaticamente, caso o programa de faturação certificado o permita), até ao dia 10 do mês seguinte a que diz respeito, por um contabilista certificado.

O ficheiro SAF-T contabilidade tem de ser entregue, a partir de 2021 (com referência ao exercício de 2020):

  • Até 30 de abril do ano seguinte àquele a que respeitam os dados contabilísticos, tratando-se de sujeitos passivos de IRS com contabilidade organizada ou de sujeitos passivos de IRC obrigados à aprovação das contas do exercício até 31 de março;
  • Até 15 de junho do ano seguinte àquele a que respeitam os dados contabilísticos, tratando-se de sujeitos passivos de IRC obrigados à aprovação das contas do exercício até 31 de maio;
  • Até ao fim do 4.º mês posterior à data do termo do período de tributação, tratando-se de sujeitos passivos de IRC que adotem um período de tributação não coincidente com o ano civil;- No caso das empresas que cessem atividade, até ao 60.º dia anterior àquele que constitui o termo do prazo para a submissão da declaração relativa ao período de cessação, aplicando-se igualmente aquele prazo para o envio do ficheiro relativo ao período de tributação imediatamente anterior.

Com a entrega do SAF-T contabilidade através do upload, pelo contabilista certificado responsável, do ficheiro correspondente no portal das finanças, serão automaticamente preenchidos os anexos relevantes da IES e serão geradas automaticamente as referências multibanco para o pagamento de registos da prestação de contas.

 

Consequências das novas regras do SAF-T contabilidade

Com a submissão do ficheiro SAF-T contabilidade, todos os registos contabilísticos das empresas passam a ficar automaticamente disponíveis para a autoridade tributária, que tomará conhecimento inclusivamente da data e hora dos sucessivos registos contabilísticos da empresa.

Esta transparência acarreta responsabilidades adicionais para as empresas e para os responsáveis pela sua contabilidade, e pode acarretar coimas elevadas caso a contabilidade não esteja atualizada dentro dos prazos previstos pela lei. Com efeito, o atraso superior a 90 dias nos registos contabilísticos é punido com coimas que podem ir até 5.000€.

Por conseguinte, é fundamental que toda a documentação contabilística seja facultada regularmente por forma a permitir aos responsáveis pelos registos contabilísticos da empresa o seu tratamento e submissão atempada.

 

A NEWCO tem uma equipa de contabilistas certificados com 30 anos de experiência na prestação de serviços de contabilidade e cumprimento de obrigações fiscais de empresas de diferentes dimensões e dos mais variados setores de atividade.

Conheça os nossos serviços ou contacte-nos para saber como podemos assegurar que a sua empresa cumpre todas as obrigações em termos de SAF-T.