Obligations et devoirs au Portugal

Les entreprises portugaises sont soumises à un ensemble d'obligations et de devoirs de nature comptable et fiscale découlant de l'application de normes et de règlements en vigueur au Portugal. Les obligations et les devoirs les plus importants concernant les entreprises portugaises sont présentés ci-après.

 

Conditions comptables

Les entreprises portugaises doivent tenir leurs registres comptables en portugais et doivent être organisées selon le système de normalisation comptable.

Les livres doivent être tenus sous la responsabilité d'un expert-comptable, membre de l'Ordre des experts-comptables. En outre, la loi exige que tous les documents comptables soient conservés au Portugal.

Toutes les transactions des entreprises portugaises doivent être dûment reflétées dans les comptes moyennant les documents de support originaux.

Nos clients devront nous remettre tous les mois les originaux des documents de support : relevés de compte bancaire, factures, contrats et tout autre document ou information portant sur une quelconque opération effectuée, relatifs à toutes les transactions éventuellement réalisées par l'entreprise avant le terme du délai stipulé pour présenter les déclarations (consulter le calendrier fiscal).

Les factures reçues devront respecter les conditions et contenir les informations prévues dans la Directive 2006/112/CE, dûment modifiée par la Directive 2010/45/CE. En l'absence de ces documents, nous assumerons alors que les activités correspondantes n'ont pas été exercées dans les délais et les déclarations comptables respectives seront émises et déposées en conformité.

En cas de non-respect des délais légaux susmentionnés ou en cas de modifications impliquant des corrections apportées aux déclarations déjà remises, nos clients seront soumis à de lourdes amendes.

 

Factures en bonne et due forme

Les factures des entreprises doivent suivre certaines règles comptables spécifiques et leur support physique ne peut pas découler d'un simple logiciel de traitement de texte. Les factures devront être émises à partir d'un programme informatique de facturation - auquel cas, elles devront inclure l'expression portugaise « Processado por computador » -, dûment autorisé par les autorités fiscales portugaises.

Les factures doivent être datées, numérotées de manière séquentielle et contenir les éléments suivants :

1. Les noms, dénominations ou raisons sociales et le siège ou domicile du fournisseur de biens ou prestataire de services et du destinataire ou acquéreur, ainsi que les numéros d'identification fiscale des assujettis à l'impôt ;
2. La quantité et la dénomination courante des biens transmis ou des services fournis, y compris la spécification des éléments nécessaires à la détermination du taux applicable ; les emballages n'ayant pas été effectivement objet d'une transaction doivent être indiquées séparément, moyennant la mention expresse d'un accord quant à leur restitution ;
3. Le prix, net d'impôt, et les autres éléments inclus dans le montant imposable ;
4. Les taux applicables et le montant de l'impôt dû ;
5. La raison qui justifie la non-application de l'impôt, le cas échéant ;
6. La date de mise à la disposition de l'acquéreur des biens, de la prestation des services ou des paiements antérieurs à la réalisation des opérations, si cette date ne coïncide pas avec celle de l'émission de la facture.

Dans le cas où l'opération ou les opérations auxquelles se rapporte la facture comprennent des biens ou services soumis à des taux d'impôt différents, les éléments mentionnés en 2), 3) et 4) doivent être indiqués séparément, selon le taux applicable.

Les factures doivent être émises jusqu'au 5^e jour ouvré qui suit le moment où la TVA est due (dès que les biens ou services sont mis à la disposition de l'acquéreur). Dans le cas des prestations de services imposables sur le territoire d'un autre État membre de l'UE, les factures devront être émises jusqu'au 12 du mois suivant celui au cours duquel l'impôt est dû.

Les personnes morales fixées au Portugal et qui pratiquent des opérations soumises à la TVA sont tenues de communiquer à l'autorité fiscale, par transmission électronique des données, les éléments des factures émises jusqu'au 12 du mois qui suit celui de l'émission de la facture. La transmission de données à l'Autorité fiscale doit être effectuée à travers l'exportation du fichier SAF-T facturation, au plus tard jusqu'au 12 du mois qui suit celui dont il est question.

L'archivage, sur support électronique, des factures ou documents équivalents est possible, dès lors qu'ils sont traités par ordinateur.

Le non-respect des règles susmentionnées donne lieu à l'application d'amendes spécifiques.

 

Audit

Les sociétés anonymes (S.A.), ainsi que les sociétés à responsabilité limitée (LDA), sont tenues par la loi de demander un audit de leurs comptes à un commissaire aux comptes (en portugais, ROC), dès lors que deux des trois conditions suivantes sont respectées au cours de deux années consécutives :

1. Valeur totale des ventes nettes et autres recettes supérieures à 3 000 000 € ;
2. Montant total du bilan supérieur à € 1 500 000 ;
3. Le nombre total de salariés en moyenne au cours de l'année est supérieur à 50.

 

Enregistrement des comptes

La reddition des comptes des entreprises commerciales est soumise à un enregistrement obligatoire au greffe du tribunal de commerce respectif.

La demande d'enregistrement de la reddition de comptes doit être présentée jusqu'au 15 du septième mois qui suit la date de clôture de l'exercice économique, à savoir, en principe, jusqu'au 15 juillet.

Le manquement à cette obligation d'enregistrement de la reddition de comptes empêche l'enregistrement de tout autre fait concernant l'entreprise, à l'exception des enregistrements de désignation et cessation des fonctions, pour une quelconque raison qui ne soit pas l'écoulement du temps, des membres des organes d'administration et de contrôle, des actes issus d'une autorité administrative, des actions, décisions, procédures et mesures, ainsi que de la saisie, inventaire et confiscation de parts sociales ou de droits les concernant, d'autres actes ou mesures qui affectent leur libre disposition et de tout autre enregistrement à effectuer par dépôt.

Les entreprises qui, pendant deux années consécutives, ne procèdent pas à l'enregistrement de la reddition de comptes sont soumises à une procédure administrative de dissolution et de liquidation de l'entreprise.

 

Obligation d'utilisation des comptes en banque

Toutes les activités des entreprises portugaises doivent être reflétées dans un ou plusieurs comptes en banque, exclusivement affectés à l'activité développée. Toutes les transactions relatives à des entrées de capital, des prêts ou des avances d'associés devront être réalisées à travers ces comptes, au même titre que toute autre transaction de ou en faveur des entreprises.

Les paiements de factures ou de documents équivalents d'un montant supérieur à 1 000 € devront être effectués à travers des modes de paiement permettant d'identifier le destinataire respectif, notamment des chèques libellés ou des virements bancaires.

Les banques portugaises demanderont, en toute circonstance, une copie des documents de support relatifs à des transactions supérieures à 12 500 €.

Afin de respecter ces obligations, nous suggérons à nos clients de faire en sorte que toutes les transactions des entreprises qu'ils représentent soient dûment documentées et reflétées dans les comptes bancaires respectifs.

 

Acomptes d'impôt sur les sociétés

Les entités qui exercent, à titre principal, une activité de nature commerciale, industrielle ou agricole, ainsi que les entités non résidentes mais disposant d'une établissement stable sur le territoire portugais, sont tenues de procéder au paiement de l'impôt sur les sociétés (IRC) à travers trois acomptes à verser en juillet, septembre et jusqu'au 15 décembre de l'année à laquelle se rapporte le bénéfice imposable ou, si les entreprises ont adopté un exercice fiscal qui ne coïncide pas avec l'année civile, le 7^e mois, 9^e mois et le 15 du douzième mois de la période d'imposition respective. 

Les acomptes d'impôt sur les sociétés sont calculés sur la base de l'impôt payé au cours de la période d'imposition qui précède celle au cours de laquelle ces paiements doivent être effectués, net de la déduction des prélèvements à la source ne donnant pas lieu à une compensation ou remboursement.

Les acomptes d'impôt sur les sociétés des entreprises dont le chiffre d'affaires de la période d'imposition immédiatement antérieure à celle au cours de laquelle ces paiements doivent être effectués est égal ou inférieur à 500.000 euros correspondent à 80% du montant de l'impôt payé cette même année, divisé par trois montants identiques en euros, arrondis vers le haut. Si le chiffre d'affaires est supérieur à 500.000 euros, les acomptes d'impôt sur les sociétés correspondent à 95% du montant de l'impôt, également divisé par trois montants identiques en euros, arrondis vers le haut.

Lorsque l'impôt de la période d'imposition immédiatement antérieure est inférieur à 200 €, les entreprises ne sont pas tenues d'effectuer des acomptes.

Si l'entreprise constate, à travers les éléments dont elle dispose, que le montant de l'acompte déjà versé est égal ou supérieur à l'impôt qui sera dû, elle peut choisir de ne pas verser le troisième acompte. De la même manière, si le troisième acompte à verser est supérieur à l'écart entre l'impôt total que l'entreprise considère comme dû et les acomptes déjà effectués, l'entreprise peut alors limiter le troisième acompte au montant de cet écart. Le non-paiement d'une somme supérieure à 20 % de celle qui, en conditions normales, aurait du être versée, donne lieu au paiement d'intérêts compensatoires. 

Si le paiement n'est pas effectué dans les délais impartis, les intérêts compensatoires sont immédiatement appliqués.

 

Fonds de compensation du travail

Le Fonds de compensation du travail (FCT), le Mécanisme équivalent (Mecanismo Equivalente - ME) et le Fonds de garantie de compensation du travail (FGCT) sont des fonds qui se destinent à garantir le droit des travailleurs à recevoir effectivement la moitié du montant de la compensation éventuellement due en cas de cessation du contrat de travail. Au moment de la cessation des contrats de travail, si l'employeur n'a pas effectué le versement de la compensation, le cas échéant, le FGCT versera au travailleur la moitié de la compensation due, moyennant une demande présentée par ce dernier.

Après avoir payé ou lorsqu'une compensation n'est pas due lors de la cessation du contrat, l'employeur aura droit au remboursement des montants versés, y compris toute éventuelle valorisation positive.  

La création de ces fonds implique pour les employeurs de nouvelles obligations, déclaratives et contributives, relatives à des relations de travail commencées à compter du 1^er octobre 2013.

L'adhésion au Fonds de compensation du travail est effectuée par l'employeur, moyennant une déclaration faite sur le site www.fundoscompensacao.pt lors de l'admission du premier travailleur concerné.

L'employeur doit inclure les travailleurs au FCT jusqu'à la date du début de l'exécution des contrats de travail respectifs. Après la signature du premier contrat de travail couvert par le FCT, l'employeur procède à la communication de l'embauche de nouveaux travailleurs, visant à les inclure au FCT et au FGCT. L'embauche de nouveaux travailleurs doit être communiquée par l'employeur au FGCT jusqu'à la date du début de l'exécution des contrats de travail respectifs.

Les éléments d'identification de l'employeur, du travailleur et des éléments relatifs au contrat de travail conclu, ainsi que toutes les modifications apportées à ces éléments, devront être communiqués par l'employeur sur la page www.fundoscompensacao.pt, dans un délai de cinq jours. L'actualisation du montant de la rémunération de base et des primes d'ancienneté, dès lors que des modifications sont apportées, doit être communiquée à une date antérieure à la prise d'effet de cette modification.

Le montant des cotisations de l'employeur au FCT correspond à 0,925 % de la rémunération de base et primes d'ancienneté dues à chaque travailleur concerné.

Le montant des cotisations de l'employeur au FGCT correspond à 0,075 % de la rémunération de base et primes d'ancienneté dues à chaque travailleur concerné.

Les cotisations sont dues à compter de la prise d'effet de chaque contrat de travail et jusqu'à sa cessation, sauf pour les périodes où il n'existe aucun comptage de l'ancienneté. Elles sont versées tous les mois, 12 fois par an, et correspondent à 12 rémunérations de base mensuelles et primes d'ancienneté pour chaque travailleur concerné. Les cotisations sont versées dans les délais stipulés pour le paiement de contributions et cotisations à la Sécurité sociale (entre le 10 et le 20 de chaque mois), au titre du mois précédent.

À travers le site www.fundoscompensacao.pt, l'employeur valide le montant à verser. Cette validation détermine l'émission d'un document de paiement contenant l'identification de la référence de paiement, le délai de paiement respectif et le montant à payer, dont la valeur englobe la part correspondant au FCT et celle correspondant au FGCT.

Les versements en faveur des fonds sont effectués à travers les distributeurs automatiques ou par voie électronique, à travers le service de banque en ligne.

Le non respect des règles susmentionnées implique le paiement d'intérêts, majorés des frais pour non paiement. L'absence de régularisation volontaire de la dette, après 3 mois, implique son recouvrement coercitif. 

Comme alternative au FCT, l'employeur peut choisir le ME, dans le cadre duquel il est tenu de concéder au travailleur une garantie égale à celle qui découlerait d'une affiliation au FCT. Le ME peut être constitué par l'employeur auprès d'établissements soumis au contrôle de la Banque du Portugal ou de l'Institut des assurances du Portugal, à condition qu'ils soient légalement autorisés à exercer la gestion et la commercialisation de cet instrument.

Ces fonds sont régis par les textes législatifs suivants :

• Loi nº 70/2013 du 30 août ;
• Arrêté 294-A/2013 du 30 septembre ;
• Règlement nº 390-A/2013 du 14 octobre ;
• Règlement nº 390-B/2013 du 14 octobre.

Dans le cadre des services fournis à ses clients, NEWCO veille au respect de ces obligations et conseille à ses clients de lui confier la comptabilité et autre obligations de conformité des entreprises.

 

Communication d'inventaires

Les entreprises tenues d'effectuer un inventaire doivent communiquer à l'autorité fiscale la quantité de biens en stock au 31 décembre. Ces informations devront être envoyées au plus tard le 31 janvier, au format électronique et à travers un fichier aux caractéristiques et structure prédéfinies.

 

Déduction des pertes fiscales

Les pertes fiscales déterminées au cours d'un exercice donné peuvent être déduites des bénéfices imposables dans les 5 ans qui suivent. Les pertes fiscales constatées depuis plus longtemps, le cas échéant, doivent être déduites en premier lieu (règle FIFO). Toutefois, cette déduction est limitée à 70% du bénéfice imposable déterminé au cours de l'année en question.

Si, à la date du terme de la période d'imposition au cours de laquelle la déduction est effectuée, en ce qui concerne la période d'imposition à laquelle se rapportent les pertes, le changement de la titularité de plus de 50% du capital social ou de la majeure partie des droits de vote est constaté, toute éventuelle déduction cesse d'être applicable, à moins que l'une des conditions suivantes soit remplie : 

• le changement découle d'un passage de titularité directe en titularité indirecte, ou d'une titularité indirecte en titularité directe ;
• le changement découle d'opérations effectuées en vertu du régime spécial applicable aux fusions, scissions, apports d'actifs et échanges de parts sociales ;
• le changement de titularité découle d'une succession suite à un décès ;
• l'acquéreur détient, de manière ininterrompue, directement ou indirectement, plus de 20% du capital social ou de la majeure partie des droits de vote de l'entreprise depuis le début de la période d'imposition à laquelle les pertes se rapportent ;
• l'acquéreur est travailleur ou membre des organes sociaux de l'entreprise, depuis au moins le début de la période d'imposition à laquelle les pertes se rapportent ;

En cas d'intérêt économique reconnu et moyennant une demande à soumettre à l'Autorité fiscale et douanière, la non-application de cette limitation peut être autorisée.

 

Sociétés sans activité

S'il existe des indicateurs objectifs permettant de constater qu'une entreprise n'exerce plus d'activité bien qu'elle continue d'exister d'un point de vue juridique, l'État peut entamer d'office la procédure de dissolution et la liquidation administrative.

La loi prévoit la dissolution d'office d'entreprises qui, pendant deux années consécutives, n'ont exercé aucune activité. Si l'administration fiscale communique au service du greffe compétent l'absence d'activité effective de l'entreprise ou la déclaration d'office de la cessation d'activité de l'entreprise, constatée en vertu de la législation fiscale, l'entreprise fera également l'objet d'une dissolution d'office. De la même manière, le service du greffe compétent doit engager d'office la procédure administrative de dissolution lorsque, pendant deux années consécutives, l'entreprise n'a pas procédé au dépôt des documents de reddition de comptes et l'administration fiscale a communiqué au service du greffe compétent l'omission relative à la présentation de la déclaration fiscale des revenus pour cette même période ;

 

Obligations au moment de la cessation d'activité

La cessation de l'activité survient :

• En ce qui concerne les entités disposant d'un siège ou d'une direction effective sur le territoire portugais, à la date de clôture de la liquidation, ou à la date où les conditions d'assujettissement à l'impôt au Portugal n'ont plus lieu d'être ;
• En ce qui concerne les entités ne disposant pas d'un siège ou d'une direction effective sur le territoire portugais, à la date de cessation définitive de l'exercice de son activité à travers un établissement stable ou à la date où elles ont cessé d'obtenir des revenus sur le territoire portugais ;

Les entreprises portugaises doivent présenter la déclaration de cessation d'activité dans un délai de 30 jours à compter de la date de cessation.

Dans ce même délai, la déclaration de revenus relative à la période d'imposition au cours de laquelle la cessation a eu lieu, que ce soit un jour ouvré ou non, doit être envoyée, au même titre que la déclaration relative à la période d'imposition immédiatement antérieure, lorsque les délais correspondants ne se sont pas encore écoulés.

La déclaration annuelle des informations comptables et fiscales, en cas de cessation d'activité et relative à la période d'imposition au cours de laquelle cette dernière a eu lieu, doit être envoyée dans le même délai, à savoir dans les 30 jours qui suivent la date de la cessation de l'activité. Dans ce même délai, la déclaration relative à la période d'imposition immédiatement antérieure, lorsque les délais correspondants ne se sont pas encore écoulés, doit également être envoyée.

Les entreprises sont tenues d'établir, de manière ordonnée et pendant 10 ans, un processus de documentation fiscale relatif à chaque période d'imposition, comprenant divers éléments comptables et fiscaux.

En outre, au moment de la liquidation de l'entreprise, les associés doivent désigner un dépositaire des livres, documents et autres éléments de la comptabilité de l'entreprise, lesquels doivent être conservés pendant cinq ans.

Au moment de l'enregistrement de la clôture de la liquidation ou de la cessation d'activité, selon le cas, le représentant disposant d'une résidence sur le territoire portugais à des fins fiscales doit être obligatoirement indiqué et communiqué aux services de l'administration fiscale.

NEWCO est disponible pour fournir ces services à ses clients, à savoir la conservation du processus de documentation fiscale pendant 10 ans et la désignation d'un dépositaire et d'un représentant à des fins fiscales.