Las empresas portuguesas están sujetas a una serie de obligaciones y deberes de naturaleza contable y fiscal que resultan de la aplicación de las normas y reglamentos en vigor en Portugal. Destacamos enseguida las obligaciones y deberes más relevantes para las empresas portuguesas.
Requisitos contables
Las empresas portuguesas deben mantener sus registros contables en portugués y deben organizarse de acuerdo con el sistema de normalización contable.
Los libros deberán ser mantenidos bajo la responsabilidad de un contable, miembro de la Cámara de Censores Jurados de Cuentas.
Asimismo, la ley exige que todos los documentos contables sean mantenidos en Portugal.
Todas las transacciones de las empresas portuguesas deben reflejarse debidamente en las cuentas con documentos justificativos originales.
Nuestros clientes deberán enviarnos mensualmente todos los originales con documentos justificativos: extractos de cuenta bancarios, facturas, contratos y cualquier otro documento o información relativos a cualquier operación realizada, referentes a todas las transacciones eventualmente realizadas por la empresa antes de finalizar el plazo de entrega de las declaraciones (ver calendario fiscal).
Las facturas recibidas deberán cumplir los requisitos y contener la información prevista en la Directiva 2006/112/CE, debidamente modificada por la Directiva 2010/45/CE.
En caso de incumplimiento de los plazos legales anteriormente expuestos o cuando se realicen modificaciones que impliquen correcciones de las declaraciones ya entregadas, nuestros clientes estarán sujetos a fuertes multas.
Facturas adecuadas
Las facturas de las empresas deben cumplir ciertas normas contables específicas y su soporte físico no puede ser el simple resultado de un procesador de texto. Las facturas deberán emitirse mediante un programa informático de facturación –en cuyo caso deberán incluir la expresión en portugués "Processado por computador"– debidamente autorizado por las autoridades fiscales portuguesas.
Las facturas deben indicar la fecha, estar numeradas secuencialmente y contener los siguientes elementos:
- Nombres, razones sociales o denominaciones sociales y la sede o domicilio del proveedor de los bienes o prestador de servicios y del destinatario o adquirente, así como los correspondientes números de identificación fiscal de los sujetos pasivos de impuesto;
- Cantidad y denominación usual de los bienes transmitidos o de los servicios prestados, con especificación de los elementos necesarios para la determinación del tipo aplicable; los envases no efectivamente comercializados deben ser objeto de indicación separada y con mención expresa de que se acordó su devolución;
- El precio, libre de impuestos, y los otros elementos incluidos en el valor imponible;
- Los tipos aplicables y el importe de impuesto adeudado;
- El motivo justificado de la no aplicación del impuesto, si procede;
- La fecha en la que los bienes fueron puestos a disposición del adquirente, en que los servicios fueron realizados o en que se realizaron pagos anteriores a la realización de las operaciones, si esa fecha no coincide con la de la emisión de la factura.
En caso de que la operación u operaciones a las cuales se refiere la factura comprendan bienes o servicios sometidos a tipos diferentes de impuesto, los elementos mencionados en 2), 3) y 4) deben ser indicados por separado, según el tipo aplicable.
Las facturas deben ser emitidas hasta el 5.º día hábil siguiente al momento en que el IVA es adeudado (cuando los bienes o servicios son puestos a disposición del adquirente) y deben ser emitidas, al menos, por duplicado. En las prestaciones de servicios tributables en el territorio de otro Estado miembro de la UE, las facturas deberán emitirse hasta el 12.º día del mes siguiente a aquel en el que se adeuda el impuesto.
Los sujetos pasivos deben utilizar software de facturación debidamente certificado por la Agencia Tributaria (AT), para emisión de facturas o documentos equivalentes y comprobantes de venta. Los programas de facturación crean automáticamente un archivo con los documentos apropiados que puede ser exportado y enviado de manera automática, o introducido manualmente en el portal e-Factura. La entrega de este archivo (SAF-T facturación) a las autoridades fiscales se realiza todos los meses, antes del día 12 del mes posterior al que se refiere, como máximo.
Es posible archivar, en soporte electrónico, las facturas o documentos equivalentes, siempre que estén procesados por ordenador.
El incumplimiento de las normas anteriormente descritas acarreará la aplicación de multas específicas.
Auditoría
Las sociedades anónimas (S. A.) así como las sociedades de responsabilidad limitada (Lda.) del tipo están obligadas por ley a requerir una auditoría de sus cuentas a un auditor legal (ROC, por sus siglas en portugués) siempre que se cumplan dos de las tres condiciones siguientes durante dos años consecutivos:
- Volumen de ventas anual superior a 3.000.000 €;
- Importe total del balance superior a 1.500.000 €;
- Número total de empleados superior a 50.
Registro de las cuentas
La rendición de cuentas de las empresas comerciales está sujeta a un registro obligatorio en el respectivo registro mercantil.
La solicitud de registro de rendición de cuentas debe realizarse hasta el 15.º día del 7.º mes posterior a la fecha de finalización del ejercicio económico, es decir, en principio hasta el día 15 de julio.
El incumplimiento de esta obligación de registro de la rendición de cuentas impide el registro de cualquier hecho sobre la empresa, con excepción de los registros de designación y cese de funciones, por cualquier causa que no sea el transcurso del tiempo, de los miembros de los órganos de administración y de supervisión, de actos derivados de autoridad administrativa, de las acciones, decisiones, procedimientos y providencias, así como del embargo o inventario de cuotas o derechos sobre ellas, otros actos o providencias que afecten a su libre disposición y cualquier otro registro que se realice por depósito.
Las empresas que, durante dos años consecutivos, no hayan procedido al registro de la rendición de cuentas, estarán sujetas al procedimiento administrativo de disolución y liquidación de la empresa.
Obligatoriedad de utilización de cuentas bancarias
Todas las actividades de las empresas portuguesas deben encontrarse reflejadas en una o más cuentas bancarias exclusivamente vinculadas a la actividad desarrollada. Todas las transacciones referentes a aportaciones de capital, préstamos o adelantos de socios, así como cualquier otra transacción de o a favor de las empresas, deberán realizarse a través de dichas cuentas.
Los pagos de facturas o documentos equivalentes de importe superior a 1.000 € deberán realizarse a través de medios de pago que permitan identificar el respectivo destinatario, principalmente cheques nominativos o transferencias bancarias.
Los bancos portugueses solicitarán siempre copia de los documentos de soporte relativos a transacciones superiores a 12.500 €.
Con el fin de cumplir lo establecido, sugerimos a nuestros clientes que todas las transacciones de las sociedades que representan sean debidamente documentadas y reflejadas en las respectivas cuentas bancarias.
Pagos a cuenta
Las entidades que ejerzan, con carácter principal, una actividad de naturaleza comercial, industrial o agraria, así como las no residentes con establecimiento estable en territorio portugués deben proceder al pago de los impuestos (IRC) en tres pagos a cuenta, con vencimiento en julio, septiembre y 15 de diciembre del mismo año al que concierne el beneficio imponible o, en caso de empresas que hayan adoptado un ejercicio fiscal no coincidente con el año natural, en el 7.º mes, en el 9.º mes y el día 15 del 12.º mes del respectivo periodo impositivo.
Los pagos a cuenta se calculan en función del impuesto liquidado en el periodo impositivo inmediatamente anterior a aquel en el que se deban realizar esos pagos, neto de la deducción de las retenciones en origen no susceptibles de compensación o reembolso.
Los pagos a cuenta de las empresas cuyo volumen de negocios del periodo impositivo inmediatamente anterior a aquel en el que se deban realizar esos pagos sea igual o inferior a 500.000 € corresponden al 80% del importe del impuesto liquidado ese año, repartido en tres importes iguales, redondeados al alza en euros. Si el volumen de negocios es superior a 500.000 €, los pagos a cuenta corresponden al 95% del importe del impuesto, igualmente repartido en tres importes iguales, redondeados al alza en euros.
Las empresas estarán exentas de realizar pagos a cuenta cuando el impuesto del periodo impositivo inmediatamente anterior sea inferior a 200 €.
Si la empresa comprueba, a través de los medios de los que disponga, que el importe del pago a cuenta ya realizado es igual o superior al impuesto que será adeudado, puede dejar de realizar el tercer pago a cuenta. Asimismo, si la tercera entrega a cuenta por realizar es superior a la diferencia entre el impuesto total que la empresa cree que debe y las entregas ya realizadas, esta podrá limitar el tercer pago a esa diferencia. Si se comprueba que se dejó de pagar un importe superior al 20% del que, en condiciones normales, habría sido entregado, esto dará lugar a intereses compensatorios.
Si el pago no se realiza en los plazos mencionados, a partir de ese momento se procederá al cálculo de intereses compensatorios.
Fondo de compensación de trabajo
El Fondo de Compensación de Trabajo (FCT), el Mecanismo Equivalente (ME) y el Fondo de Garantía de Compensación de Trabajo (FGCT) son fondos destinados a asegurar el derecho de los trabajadores a recibir la mitad del valor de la compensación eventualmente adeudada por cese del contrato laboral. En el momento del cese de los contratos laborales, si el empleador no realiza el pago de la compensación, si procede, el FGCT pagará al trabajador, cuando este lo solicite, la mitad de la compensación adeudada. Si paga, o no habiendo lugar a compensación en el momento del cese del contrato, el empleador tendrá derecho al reembolso de las cantidades satisfechas, incluida una eventual valorización positiva.
La creación de estos fondos conllevó nuevas obligaciones, declarativas y contributivas, para las entidades empleadoras en lo concerniente a las relaciones laborales iniciadas tras el 1 de octubre de 2013.
La adhesión al Fondo de Compensación de Trabajo es efectuada por el empleador mediante declaración realizada en el portal www.fundoscompensacao.pt cuando se registra la admisión del primer trabajador incluido.
El empleador debe incluir a los trabajadores en el FCT hasta el inicio de ejecución de los respectivos contratos de trabajo. Tras la celebración del primer contrato laboral incluido en el FCT, el empleador procede a la comunicación de la admisión de nuevos trabajadores, a efectos de su inclusión en el FCT y en el FGCT. La admisión de nuevos trabajadores debe ser comunicada por el empleador al FGCT antes de la fecha de inicio de la ejecución de los respectivos contratos de trabajo.
Los datos de identificación del empleador, del trabajador y los relativos al contrato laboral celebrado deberán ser comunicados, junto con todas las modificaciones registradas en relación a dichos datos, en el portal www.fundoscompensacao.pt, en un plazo de cinco días. La actualización del importe de la retribución base y de antigüedad, siempre que se registren modificaciones de estos valores, debe ser comunicada previamente a la producción de efectos de dicha modificación.
El importe de las aportaciones responsabilidad del empleador al FCT corresponde al 0,925% de la retribución base y antigüedad adeudadas a cada trabajador incluido.
El importe de las aportaciones responsabilidad del empleador al FGCT corresponde al 0,075% de la retribución base y antigüedad adeudadas a cada trabajador incluido.
Las aportaciones son adeudas a partir del momento en el que se inicia la ejecución de cada contrato de trabajo y hasta su cese, excepto en los periodos en los que no exista recuento de antigüedad. Se pagan mensualmente, 12 veces al año y conciernen a 12 retribuciones base mensuales y antigüedad por cada trabajador incluido. Las aportaciones se pagan en los plazos previstos para el pago de contribuciones y cotizaciones a la seguridad social (entre el día 10 y el día 20 de cada mes) y son relativas al mes anterior.
En el portal www.fundoscompensacao.pt, la entidad empleadora valida el importe a entregar, determinando la expedición de un documento de pago que contiene la identificación de la referencia del cajero automático, el respectivo plazo y el importe a pagar, cuyo valor incluye el tramo correspondiente al FCT y el tramo correspondiente al FGCT.
El pago de las aportaciones a los fondos se realiza a través del cajero automático o por medios telemáticos, a través de banca electrónica.
El incumplimiento de las normas mencionadas anteriormente está sometido al pago de intereses, más los gastos por incumplimiento de la aportación. La falta de regularización voluntaria de la deuda, tras 3 meses, determina su cobro coercitivo.
Como alternativa al FCT, el empleador puede optar por el ME, por el que queda vinculado a conceder al trabajador una garantía igual a la que resultaría de su vinculación al FCT. El empleador solo puede constituir el ME con entidades sujetas a supervisión del Banco de Portugal o del Instituto de Seguros de Portugal, siempre que estén legalmente autorizados a ejercer la gestión y comercialización de dicho instrumento.
Estos fondos se encuentran regulados por las siguientes leyes:
- Ley n.º 70/2013 del 30 de agosto;
- Orden Ministerial n.º 294-A/2013, de 30 de septiembre;
- Reglamento n.º 390-A/2013, de 14 de octubre;
- Reglamento n.º 390-B/2013, de 14 de octubre.
En el marco de los servicios que prestamos a nuestros clientes, NEWCO garantiza el cumplimento de estas obligaciones y aconseja siempre que la contabilidad y demás formalidades de las empresas de nuestros clientes nos sea confiada.
Informe de inventarios
Las empresas obligadas a la elaboración de un inventario deben informar a las autoridades tributarias de la cantidad de bienes existentes en su inventario a 31 de diciembre. Esta información debe ser enviada en formato electrónico hasta el 31 de enero, como máximo, mediante un archivo de características y estructura predefinidas.
Pérdidas fiscales
Las pérdidas fiscales constatadas en un determinado ejercicio pueden deducirse de los beneficios imponibles, si los hay, en uno de los 5 años posteriores, si los hubiera, debiendo deducirse en primer lugar las pérdidas fiscales constatadas hace más tiempo (regla FIFO). Sin embargo, esta deducción está limitada al 70% del beneficio imponible registrado en el correspondiente año.
Si al final del ejercicio fiscal en el que se realiza la deducción se constata que, en relación a aquel en el que ocurrieron las pérdidas, se registró un cambio de titularidad de más del 50% del capital social o de la mayoría de los derechos de voto, deja de ser aplicable la posibilidad de deducción, a no ser que se reúnan las siguientes condiciones:
- Que el cambio de titularidad sea el resultado del paso de titularidad directa a indirecta, o de indirecta a directa;
- Que el cambio se derive de operaciones realizadas al abrigo del régimen especial aplicable a fusiones, escisiones, aportaciones de activos y canjes de participaciones sociales;
- Que el cambio de titularidad sea el resultado de una sucesión por fallecimiento;
- Que el adquiriente posea de un modo ininterrumpido, directa o indirectamente, más del 20% del capital social o de la mayoría de los derechos de voto de la empresa desde el inicio del periodo impositivo al que se refieren las pérdidas;
- Que el adquiriente sea trabajador o miembro de los órganos sociales de la empresa al menos desde el inicio del periodo impositivo al que se refieren las pérdidas.
En casos especiales de reconocido interés económico, y mediante requerimiento que debe ser presentado ante la Autoridad Tributaria y Aduanera, puede ser autorizada la no aplicación de esta limitación.
Empresas sin actividad
Si existen indicadores objetivos de que una empresa ya no tiene actividad, aunque permanezca jurídicamente existente, el Estado podrá iniciar oficiosamente el procedimiento de disolución y liquidación administrativa.
La ley prevé la disolución oficiosa de empresas que, durante dos años consecutivos, no hayan ejercido ninguna actividad. Si la administración tributaria comunica al servicio de registro competente la ausencia de actividad efectiva de la empresa o la declaración oficiosa del cese de actividad, comprobado en los términos previstos en la legislación fiscal, la empresa también será objeto de disolución oficiosa. Igualmente, el servicio de registro competente debe instaurar oficiosamente el procedimiento administrativo de disolución cuando, durante dos años consecutivos, la sociedad no haya procedido al depósito de los documentos de rendición de cuentas y la administración tributaria haya comunicado al servicio de registro competente la omisión de entrega de la declaración fiscal de rentas por el mismo período.
Obligaciones en el cese de la actividad
El cese de la actividad tiene lugar:
- En relación a las entidades con sede o dirección efectiva en territorio portugués, en la fecha de cierre de la liquidación, o en la fecha en que no se cumplan las condiciones por las cuales están sujetas a impuestos en Portugal;
- En relación a las entidades que no tengan sede ni dirección efectiva en territorio portugués, en la fecha en que cesen totalmente el ejercicio de su actividad a través de establecimiento estable o dejen de percibir ingresos en territorio portugués.
Las empresas portuguesas deben presentar la declaración de cese de actividad en el plazo de 30 días a partir de la fecha del cese.
En el mismo plazo, debe enviarse la declaración de ingresos relativa al periodo impositivo en que tuvo lugar, independientemente de si dicho día era laborable o no; este plazo se aplica igualmente al envío de la declaración relativa al periodo impositivo inmediatamente anterior, cuando todavía no hayan transcurrido los respectivos plazos.
La declaración anual de información fiscal y contable, en el caso de cese de actividad y relativa al periodo impositivo en el que tuvo lugar, debe ser enviada en el mismo plazo, es decir, 30 días a partir de la fecha de cese de actividad. Se aplica igualmente ese plazo para el envío de la declaración relativa al periodo impositivo inmediatamente anterior, cuando todavía no hayan transcurrido los respectivos plazos.
Las empresas portuguesas están obligadas a mantener en orden, durante un plazo de 10 años, un procedimiento de documentación fiscal relativo a cada periodo impositivo, con diversos elementos contables y fiscales.
Cabe añadir que, en el momento de la liquidación de la empresa, los socios deben designar a un depositario de los libros, documentos y demás elementos de contabilidad de la empresa, que deben ser conservados durante un plazo de cinco años.
En el momento del registro del cierre de la liquidación o del cese de la actividad, según el caso, debe indicarse obligatoriamente un representante con residencia en territorio nacional a efectos fiscales, para comunicación obligatoria a los servicios de la administración tributaria.
NEWCO está disponible para prestar estos servicios a sus clientes, manteniendo el proceso de documentación fiscal durante 10 años y designando tanto un depositario como un representante a efectos fiscales.
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