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El cierre y aprobación de cuentas comprenden los siguientes pasos:

 

Informe de gestión y cuentas

El informe de gestión debe contener, al menos, una exposición fiel y clara de la evolución de los negocios, del rendimiento y de la posición de la sociedad, así como una descripción de los principales riesgos e incertidumbres a los que se enfrenta.

El informe de gestión, las cuentas del ejercicio y los documentos de la rendición de cuentas, preparados por la administración, deben, como norma, ser presentados y evaluados en el plazo de tres meses a partir de la fecha de cierre de cada ejercicio anual. Deben, también, estar a disposición de los socios en la sede de la sociedad, durante las horas hábiles, a partir del día del envío de la convocatoria de la junta general destinada a evaluarlos.

 

Junta general anual

La junta general debe reunirse en el plazo de tres meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio o en el plazo de cinco meses a partir de la misma fecha cuando se trate de sociedades que deban presentar cuentas consolidadas o que apliquen el método de la participación para:

  • Debatir el informe de gestión y las cuentas del ejercicio;
  • Debatir sobre la propuesta de aplicación de los resultados;
  • Proceder a la evaluación general de la administración y supervisión de la sociedad y, si se diera el caso y aunque esos asuntos no consten en el orden del día, proceder a la destitución, dentro de sus competencias, o manifestar su desconfianza respecto a miembros de la administración;
  • Proceder a las elecciones que sean de su competencia.

La junta general no es necesaria cuando todos los socios sean también gerentes y todos ellos firmen, sin reservas, el informe de gestión, las cuentas y la propuesta sobre la aplicación de beneficios y tratamiento de las pérdidas, excepto en los casos en que la sociedad esté sometida a auditoría legal.

 

Depósitos de las cuentas

Todos los documentos de aprobación de cuentas debidamente aprobados deben ser depositados en el Registro Mercantil, convirtiéndose, así, en públicos.

La solicitud de registro de rendición de cuentas debe realizarse hasta el 15.º día del 7.º mes posterior a la fecha de finalización del ejercicio económico, es decir, en principio hasta el día 15 de julio.

El incumplimiento de esta obligación de registro de la rendición de cuentas impide el registro de cualesquier hechos sobre la sociedad, con excepción de los registros de designación y cese de funciones, por cualquier causa que no sea el paso del tiempo, de los miembros de los órganos de administración y de supervisión, de actos derivados de autoridad administrativa, de las acciones, decisiones, procedimientos y disposiciones, así como del embargo o inventario de cuotas o derechos sobre ellas, otros actos o disposiciones que afecten a su libre disposición y cualesquier otros registros que se realicen por depósito.

Las sociedades que, durante dos años consecutivos, no hayan procedido al registro de rendición de cuentas, estarán sujetas al procedimiento administrativo de disolución y liquidación de la sociedad.

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