SAF-T: ¿qué cambia en 2020?

En la actualidad, estamos asistiendo a una profunda transformación en el formato de presentación de la información financiera y contable a la Autoridad Fiscal (AT), que a partir del ejercicio económico de 2020 se llevará a cabo a través de la presentación de la información empresarial simplificada (declaración anual de la empresa) mediante un archivo SAF-T de contabilidad.

El objetivo principal es simplificar la entrega de información fiscal y contable, en un formato fácilmente auditable. Por lo tanto, las empresas deben ser conscientes de sus incoherencias en la contabilidad de la SAF-T (PT), así como sus programas informáticos de gestión deben estar preparados para contemplar esta nueva realidad.

Nuevas obligaciones de SAF-T en 2020

Como explicamos en este artículo, la Información Comercial Simplificada (IES) es una declaración electrónica que permite entregar, a través de un solo medio y un solo formulario, la diversa información sobre las cuentas anuales de las empresas (depósito de cuentas, contabilidad y declaración de impuestos y datos contables anuales) que antes debía ser entregada por diferentes medios a diferentes entidades: La Autoridad Fiscal, el INE y el Banco de Portugal. La creación de la IES, en 2007, introdujo una importante simplificación de las obligaciones contributivas de las empresas portuguesas, permitiendo reducir los costos y contribuyendo a una economía más competitiva y transparente.

Pero... ¿qué ha cambiado realmente ahora?

Fecha límite para la entrega de SAF-T de 2020

La ley que se aplicará en 2019 exige que la IES se prellene automáticamente a partir del ejercicio económico de 2020 mediante la presentación del expediente contable de la SAF-T (PT), por lo general hasta el 30 de abril del año siguiente (en este caso hasta el 30/04/2021). De esta manera se eliminan aproximadamente 2.700 campos de entrada manual.

Este decreto-ley tiene por objeto simplificar y facilitar la declaración de los datos necesarios para el IES, permitiendo la corrección de las incoherencias y los errores anteriores.

Sin embargo, ¿qué ventajas ofrece ahora esta nueva ley a las organizaciones?

Este nuevo requisito permite a la Autoridad Fiscal tener acceso a toda la información relativa a la vida de la empresa, como los detalles de los movimientos contables, la facturación completa, el registro de clientes, proveedores, tablas maestras, movimiento de mercancías, inventarios, documentos de conferencias, recibos, entre muchas otras piezas de información, y en consecuencia le permite desarrollar análisis para identificar inconsistencias y obtener indicadores de evasión fiscal en cualquier instancia sin el conocimiento del contribuyente.

Obligación de utilizar programas de facturación certificados por la AT

En este sentido, es fundamental que la contabilidad de la SAF-T (PT) se genere de acuerdo con las normas de certificación y que siga la lógica de las taxonomías previstas en la Ordenanza sobre la SAF-T (PT), eliminando de antemano los errores de archivo y depósito de datos que puedan plantear innecesariamente cuestiones falsas a la Autoridad Fiscal.

Es importante tener en cuenta que las empresas utilizan diversas plataformas, desde los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), pasando por el software de punto de venta, hasta la automatización de procesos entre empresas, sistemas de facturación, entre otros, que dan soporte a sus procesos de venta y contabilidad y, en consecuencia, generan datos. Así pues, durante esos procesos de integración, los datos pueden perderse realmente o, peor aún, pueden modificarse inadvertidamente, lo que hace que las empresas creen e informen inconscientemente con errores, lo que puede dar lugar a problemas de gestión, multas de los reguladores o controversias fiscales (causadas por información incorrecta).

Soluciones para garantizar las nuevas obligaciones de la contabilidad

Existen soluciones de Business Intelligence que pueden ayudar a las empresas a cumplir con estas nuevas obligaciones, permitiendo también la detección temprana de situaciones de fraude e inconsistencias fiscales. De hecho, estas soluciones no sólo generan un diagnóstico detallado sobre la salud financiera, jurídica y fiscal de las organizaciones, garantizando así la integridad de los datos, así como la calidad de la información producida por los sistemas de planificación de recursos empresariales, sistemas de facturación y complementarios que se comunican a la Autoridad Fiscal. Además, también pueden utilizarse como instrumento de gestión, auditoría y control interno de las empresas, ya que utilizan los mismos datos en bruto que los sistemas de información de manera compilada e independiente. 

Así pues, mediante estas soluciones de Business Intelligence es posible proporcionar a las empresas, de manera más fácil y directa, acceso a su situación financiera, asegurándose de antemano de que no haya incoherencias en la información que envíen a AT.

Con el fin de garantizar a sus clientes el innovador y excelente servicio al que están acostumbrados, NEWCO ha implementado una herramienta de Business Intelligence, NEWCO Analytics, que no sólo asegura el cumplimiento de los requisitos de la empresa, sino que también garantiza la calidad de la información que envían a AT.

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