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El SAF-T en Portugal
Portugal fue el primer país en adoptar, en 2008, el archivo SAF-T con el que las empresas aportan información contable y de facturación a las autoridades tributarias.
¿Qué es el SAF-T?
El SAF-T es un archivo XML basado en estándares internacionales que ha sido desarrollado por la OCDE para el intercambio electrónico de datos contables y de facturación con las autoridades fiscales de cada país. La sigla SAF-T significa Standard Audit File for Tax (archivo de auditoría estándar para impuestos) y designa el archivo que recopila toda la documentación fiscalmente relevante de una empresa en un determinado periodo de tiempo. Este sistema se creó con el objetivo de facilitar la recogida en formato electrónico de datos fiscales relevantes por parte de los inspectores y auditores tributarios, para servir de soporte a las declaraciones fiscales de los contribuyentes y para el análisis de los asientos contables u otros de relevancia fiscal, por lo que constituye una importante herramienta de lucha contra la evasión fiscal.
En la práctica, el archivo SAF-T reúne todos los datos que constan en el sistema de facturación y contabilidad de la empresa, incluida la identificación de la propia empresa y de sus clientes y proveedores, la identificación de los productos y servicios proporcionados por la empresa, y las facturas, recibos, documentos de transporte, tickets, etc.
Tipos de archivo SAF-T
En realidad, existen dos tipos de archivo SAF-T: el de facturación y el de contabilidad.
El SAF-T de facturación
El SAF-T de facturación es un archivo simplificado que extrae información de la facturación de la empresa a partir de programas de facturación certificados cuyo uso es obligatorio para las empresas con sede o establecimiento permanente en Portugal.
La entrega de este archivo a las autoridades fiscales se realiza todos los meses, y desde el 1 de enero de 2020 debe hacerse efectiva antes del día 12 del mes posterior al que se refiere, como máximo.
Los programas de facturación crean automáticamente un archivo con los documentos apropiados que puede ser exportado y enviado de manera automática, o introducido manualmente en el portal e-Factura dentro del plazo límite previsto por la ley (vea qué ha cambiado en 2020).
El SAF-T de contabilidad
El otro tipo de archivo es el SAF-T de contabilidad, que funciona con la misma lógica que el de facturación, pero recopila los datos de todos los asientos contables realizados por la empresa durante un ejercicio en concreto, e incluye información sobre los proveedores, los clientes, los socios y otros deudores y acreedores.
Hasta hace poco, este archivo SAF-T era obligatorio, pero solo se exportaba y enviaba a las autoridades tributarias cuando éstas lo solicitaban (con motivo de una inspección, por ejemplo). Sin embargo, a partir del ejercicio de 2020, el SAF-T de contabilidad pasa a ser obligatorio para introducir automáticamente la Información Empresarial Simplificada, es decir, la declaración electrónica que se envía todos los años para el cumplimiento de las obligaciones contables, fiscales y estadísticas de las empresas en Portugal.
La Información Empresarial Simplificada (IES) es una declaración electrónica que permite entregar a través de un único medio y con un solo formulario toda la información sobre las cuentas anuales de las empresas (depósito de cuentas, declaración contable y fiscal, y datos contables anuales) que en el pasado se debían entregar por diferentes medios a diferentes entidades, a saber, la Autoridad Tributaria, el INE y el Banco de Portugal. La creación de la IES en 2007 supuso una gran simplificación de las obligaciones contributivas de las empresas portuguesas, y permitió reducir costes y disfrutar de una economía más competitiva y transparente.
Tal como hemos dicho con anterioridad, la gran novedad introducida en 2019 (aplicable a partir de 2021 con referencia al ejercicio de 2020) fue la interconexión del archivo SAF-T de contabilidad con la IES, pasando así a ser obligatoria la exportación del SAF-T de contabilidad antes del 30 de abril del año siguiente al ejercicio en cuestión, como máximo, para los anexos A e I de la IES que se rellenen de manera automática.
¿Quién está obligado a entregar el archivo SAF-T?
Están obligados a entregar el archivo SAF-T todos los contribuyentes que declaran el impuesto sobre sociedades o el IRPF con contabilidad organizada, o quienes están obligados a presentar cualesquiera de los anexos que forman parte de la IES.
¿Dónde se valida el archivo SAF-T?
El archivo SAF-T de contabilidad debe ser exportado y enviado por un experto contable a través del Portal das Finanças dentro de los plazos establecidos por la ley.
¿Cómo se envía y valida el archivo SAF-T?
El archivo SAF-T de facturación debe ser exportado y enviado por un experto contable —manual o automáticamente, en caso de que el programa de facturación lo permita— antes del día 10 del mes siguiente al que se refiere.
El archivo SAF-T de contabilidad tiene que entregarse, a partir de 2021 (con referencia al ejercicio de 2020):
- Antes del 30 de abril del año siguiente al que corresponden los datos contables en el caso de sujetos pasivos de IRPF con contabilidad organizada, o sujetos pasivos de IS obligados a aprobar las cuentas del ejercicio antes del 31 de marzo.
- Antes del 15 de junio del año siguiente al que corresponden los datos contables en el caso de sujetos pasivos del IS obligados a aprobar las cuentas del ejercicio antes del 31 de mayo.
- Antes del fin del cuarto mes posterior a la fecha de finalización del periodo de tributación en el caso de sujetos pasivos de IS que adopten un periodo de tributación no coincidente con el año civil.
- En el caso de empresas que cesen su actividad, antes del sexagésimo día anterior al que marca el final del plazo para el envío de la declaración relativa al periodo de cese, aplicándose igualmente ese plazo al envío del archivo relativo al periodo de tributación inmediatamente anterior.
Con la subida del SAF-T de contabilidad al Portal das Finanças, hecha por un experto contable, se rellenan automáticamente los correspondientes anexos de la IES, y se generan las referencias multibanco para el pago de los registros de la rendición de cuentas.
Consecuencias de las nuevas reglas del SAF-T de contabilidad
Tras el envío del archivo SAF-T de contabilidad, todos los asientos contables de las empresas quedan automáticamente a disposición de la Autoridad Tributaria, que podrá conocer incluso la fecha y la hora de tales asientos. Esta transparencia supone una responsabilidad adicional para las empresas y para los responsables de su contabilidad, y puede conllevar elevadas sanciones en el caso de que tal contabilidad no se actualice en los plazos previstos por la ley. En efecto, un retraso superior a noventa días en los asientos contables será castigado con sanciones que pueden alcanzar los 5000 euros. Por lo tanto, es fundamental que toda la documentación contable esté al día, para permitir que los responsables de los asientos contables de la empresa puedan proceder a su tratamiento y envío.
NEWCO cuenta con un equipo multidisciplinar de expertos contables con treinta años de experiencia en la prestación de servicios de contabilidad y en el cumplimiento de las obligaciones fiscales de empresas de diferentes tamaños y de los más variados sectores de actividad.
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